Valmistaudu huolella! Kun sähköpostiisi tipahtaa kokouksen esityslista ja liitteet, niihin kannattaa tutustua huolellisesti ja hyvissä ajoin. Jos kaipaat lisätietoa jostakin käsiteltävästä asiasta, ehdit vielä saada sitä asian esittelijältä. Ehdit myös jutella muiden opiskelijaedustajien kanssa mielipiteistä ja muutosesityksistä. Tarvittaessa voit vaikka kysyä, onko ylioppilaskunnalla tai muiden toimielinten opiskelijaedustajilla antaa taustatietoja. Esimerkiksi koulutusohjelmien johtoryhmät valmistelevat päätöksiä tiedekuntaneuvostoille ja isommat asiat, kuten yliopiston strategia, ovat käsittelyssä monilla eri puolilla yliopistoa.

Pysyttelemällä perillä ajankohtaisista asioista voit myös vaikuttaa asioihin jo valmisteluvaiheessa olemalla yhteydessä esittelijöihin, dekaaniin tai muihin vaikuttaviin tahoihin. Mitä aiemmin opiskelijoiden mielipide tulee esille, sitä varmemmin se näkyy lopputuloksessa.

Avaa rohkeasti suusi! Kokoukset ovat ajatustenvaihtoa ja keskustelua varten. Opiskelijoiden näkökulmalla on merkitystä, ja usein sitä myös erikseen kysytään. Puheenvuoroja voi myös suunnitella etukäteen, jos spontaani puhuminen arveluttaa.

Toimielimestä riippuen kokouksissa käsitellään vaihtelevia määriä päätöksiä. Valtaosassa päätöksistä asian esittelee se yliopiston hallintohenkilöstön jäsen, joka on vastannut asian valmistelusta ja vastaa tarvittaessa kysymyksiin sekä kokouksessa että ennen kokousta. Esityslistalle on usein merkitty jokunen keskusteluasia, joista ei tehdä varsinaista päätöstä, ja suurin osa ajasta käytetään niistä keskusteluun. Erityisesti keskusteluasioissa kannattaa tuoda esiin opiskelijoiden näkökulmaa. Jos käsittelyjärjestys, puheoikeudet, pöytääminen ja muu kokoustekniikka mietityttää, voit aina tarkistaa kokousmenettelyn yliopiston ohjeesta.

Kerro kokouksen annista muille! Opiskelijoille tai edes muille opiskelijaedustajille viestiminen sopivissa väylissä on hyvä tapa pitää muitakin perillä tapahtumista. Esimerkiksi tiedekunnan tai HYYn opintoasioita käsittelevissä Facebook-ryhmissä sopivat tähän tarkoitukseen erinomaisesti. Kun jokin asia on ollut keskustelussa, siihen liittyviä asioita voi tulla päätettäväksi myöhemmin. On hyvä kerätä mielipiteitä ja myös näyttää opiskelijaedustajien aktiivisuutta. Se herättää muita ihmisiä kiinnostumaan vaikuttamisesta sekä helpottaa seuraavien innokkaiden löytämistä oman kauden päättyessä.

Yliopistokollegio on koko yliopistoa edustava foorumi, jonka jäseninä on professoreita, yliopiston muuta henkilöstöä ja opiskelijoita kaikista yliopiston tiedekunnista. Kollegio muun muassa valitsee yliopistoyhteisön ulkopuoliset jäsenet hallitukseen sekä yliopiston kanslerin ja tilintarkastajat ja vahvistaa yliopiston tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen. Tarkemmin tehtävät löytyvät yliopistolaista ja yliopiston johtosäännöstä. Kollegion 50 jäsenestä 15 on opiskelijoita. Opiskelija voi toimia myös kollegion puheenjohtajana. Kollegio kokoontuu myös varsinaisten kokousten ulkopuolella keskustelemaan yliopiston laajemmasta kehityksestä, johon sillä on paljon vaikutusvaltaa.

Hallitus on yliopiston korkeinta valtaa käyttävä toimielin, jossa on sisäisten jäsenten (ks. kolmikanta) lisäksi yliopistokollegion nimittämä joukko yliopiston ulkopuolisia, monipuolista yhteiskunnallista asiantuntemusta edustavia jäseniä. 13-jäsenisessä hallituksessa on kaksi opiskelijajäsentä. Hallitus päättää muun muassa yliopiston strategiasta ja taloudellisista tavoitteista, hyväksyy merkittävät sopimukset ja antaa lausunnot yliopistoa koskevissa periaatteellisesti tärkeissä asioissa. Tarkemmin tehtävät löytyvät yliopistolaista ja yliopiston johtosäännöstä.

Rehtoraatiksi kutsutaan rehtorin ja vararehtorien muodostamaa ryhmää.

Opintoasiainneuvosto on opetusasioista vastaavan vararehtorin johtama toimielin, joka kokoaa yhteen tiedekuntien opetuksesta vastaavat varadekaanit sekä opintohallinnon asiantuntijoita. Opiskelijoita neuvostossa edustavat HYYn koulutuspoliittinen asiantuntija sekä yksi opiskelijaedustaja. Opintoasiainneuvosto on keskeinen vaikuttamisen paikka, jossa valmistellaan useimmat koko yliopistoa koskettavat opetukseen liittyvät rehtorin tai vararehtorin päätökset ja linjaukset opetuksen kehittämisen prosesseista.

Tieteellinen neuvosto on tutkimusasioista vastaavan vararehtorin johtama toimielin, joka kokoaa yhteen tiedekuntien tutkimusasioista vastaavat varadekaanit ja tutkimuslaitosten johtajat. Väitöskirjatutkijoita (jatko-opiskelijoita/nuoria tutkijoita) neuvostossa edustaa yksi opiskelijaedustaja. Tieteellinen neuvosto kehittää yliopiston yhteisiä tutkimuspolitiikkaan ja tutkimustoimintaan liittyviä asioita, kuten tohtorikoulutusta, tutkijanuraa, tutkimusinfrastruktuureita, strategisia tutkimusalueita, tutkimuksen arviointia sekä tutkimuksen yhteiskunnalliseen vaikuttavuuteen liittyviä kysymyksiä.

Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvosto on yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta (yvv-toiminnasta) vastaavan vararehtorin johtama toimielin, joka kokoaa yhteen tiedekuntien yvv-toiminnasta vastaavat varadekaanit tai dekaanit. Neuvosto on yliopiston yvv-toiminnan johtamisen, strategisen suunnittelun ja toimeenpanon ylin toimikunta, jonka tehtävänä on vahvistaa yliopiston yvv-toiminnan vaikuttavuutta ja yhtenäisyyttä. Opiskelijoita neuvostossa edustaa HYYn koulutuspoliittinen asiantuntija.

Kansainvälisten asioiden neuvosto on kansainvälisistä asioista vastaavan vararehtorin johtama toimielin, joka kokoaa yhteen tiedekuntien kansainvälisyydestä vastaavat varadekaanit tai dekaanit ja yliopistohallinnon asiantuntijat. Neuvostossa on myös yksi opiskelijaedustaja. Neuvosto vastaa yliopiston kansainvälistymisen kokonaishallinnasta ja linjaa muun muassa kansainvälisistä kumppanuuksista ja koulutusviennistä sekä edistää yliopiston globaalin vastuun toteutumista.

Yliopistossa on 11 tiedekuntaa, joilla on valta omasta taloudestaan ja opetuksestaan hallituksen ja rehtorin päättämissä rajoissa. Kussakin tiedekunnassa on tiedekuntaneuvosto, jossa on opiskelijaedustus. Tiedekunnat päättävät itse jakautumisestaan osastoihin tai muihin pienempiin yksiköihin. Tiedekuntiin rinnastuu erillisenä yksikkönä toimiva Svenska social- och kommunalhögskolan, jonka hallituksessa on myös opiskelijaedustus.

Tiedekuntaneuvosto on dekaanin johtama tiedekunnan korkein päätöksentekoelin, joka kehittää tiedekunnan toimintaa sekä tiedekunnan omien että yliopiston asettamien tavoitteiden pohjalta. Se muun muassa valitsee dekaanin, päättää tiedekunnan talousarvioista ja toimeenpanosuunnitelmista sekä koulutusohjelmien johtoryhmien valmistelemista opetussuunnitelmista ja antaa tiedekunnan viralliset kommentit yliopiston kehittämisestä. Tiedekuntaneuvostojen koko vaihtelee, mutta niissä on aina kolmikantainen edustus ja kolme tai viisi opiskelijaedustajaa varajäsenineen.

Osa tiedekunnista on jakautunut pienempiin toimintayksiköihin, joiden yleisin nimitys on osasto. Monessa tiedekunnassa henkilöstörakenne ja esihenkilösuhteet pohjautuvat osastojakoon. Osastoilla tai muilla tiedekunnan pienemmillä osilla ei ole omaa talousarviota eikä niiden alaisuudessa ole opiskelijoita, vaan osastot käyttävät rahaa tiedekuntaneuvoston päättämissä rajoissa ja opiskelijat kuuluvat aina koulutusohjelmiin.

Kaikki opiskelijat opiskelevat jossakin koulutusohjelmassa, joista useimmat on jaettu opintosuuntiin. Kullakin kandi-, maisteri- ja tohtoriohjelmalla on johtaja ja johtoryhmä opiskelijaedustajineen, joka kehittää koulutusohjelman opetusta. Koulutusohjelma voi olla yhden tiedekunnan oma tai useamman yhteinen. Kaikilla koulutusohjelmilla on kuitenkin yksi nimetty vastuutiedekunta, johon koulutusohjelma hallinnollisesti kuuluu.

Opiskelijat sijoittuvat paitsi koulutusohjelmiin, useimmissa koulutusohjelmissa myös erikoistuneempiin opintosuuntiin. Opintosuuntiin jakaudutaan joko heti opintojen alussa tai myöhemmin niiden kuluessa.

Koulutusohjelmalla on johtoryhmä, johon kuuluu myös kaksi opiskelijaedustajaa varajäsenineen. Dekaanin nimittämä johtoryhmä tekee esityksen monivuotisesta opetussuunnitelmasta ja päättää vuosittaisen opetusohjelman – se on siis jokapäiväisen opiskelun kannalta tärkein toimielin. Johtoryhmällä voidaan tarkoittaa myös muita kuin koulutusohjelmien johtoryhmiä: esimerkiksi yliopiston johtoryhmää, johon kuuluu rehtoraatti, hallintojohtaja ja toimialajohtajat sekä yksi dekaani kultakin kampukselta, tiedekunnan johtoryhmää tai yliopiston laajuista tohtorikoulutuksen johtoryhmää, jonka opiskelijaedustajat valitsee Helsingin yliopiston väitöskirjatutkijat HYVÄT ry.

Kaikki tohtoriohjelmat (ks. koulutusohjelma) kuuluvat johonkin yliopiston neljästä tutkijakoulusta. Toisilleen läheiset alat kuuluvat samaan, esimerkiksi humanistis-yhteiskuntatieteelliseen tutkijakouluun. Lisätietoa löydät yliopiston verkkosivuilta.

Erillislaitokset ovat yliopiston yksiköitä, jotka tuottavat erilaisia palveluita koko yliopistolle ja myös yhteiskunnalle laajemmin. Erillislaitoksia ovat mm. Avoin yliopisto, Kielikeskus, Unisport, Helsingin yliopiston kirjasto ja Kansalliskirjasto sekä Helsingin yliopistomuseo ja Luonnontieteellinen keskusmuseo LUOMUS. Kaikilla erillislaitoksilla on oma johtokunta, joissa on myös opiskelijoiden edustus.

Kielikeskus on yliopiston erillislaitos, joka antaa kieli- ja viestintäopetusta kaikissa tiedekunnissa ja koulutusohjelmissa, tarjoaa kieli- ja käännöspalveluita ja kehittää ja tutkii kielten opetusta. Kielikeskuksen johtokunnassa toimii kaksi opiskelijaedustajaa varajäsenineen.

Avoin yliopisto on yliopiston erillislaitos, joka tarjoaa yliopiston opetusta kaikille, myös muille kuin yliopistossa tutkintoa suorittaville. Avoimen yliopiston opetusta voivat kuitenkin hyödyntää myös tutkinto-opiskelijat. Avoimen yliopiston johtokunnassa vaikuttaa yksi opiskelijaedustaja, jolla on myös henkilökohtainen varajäsen.

Yliopistopalvelut on yksikkö, jossa kaikki yliopiston hallintohenkilökunta on töissä. Hallintohenkilökunta mahdollistaa kaikkea yliopistomme toimintaa. Yliopistopalvelut jakautuu toimialoihin, joita ovat opetus- ja opiskelijapalvelut henkilöstöpalvelut, talouspalvelut, tutkimuspalvelut, viestintä ja yhteiskuntasuhteet, tilat ja kiinteistöt sekä yleishallinto. Jokaisella toimialalla on oma toimialajohtajansa. Lisätietoa Yliopistopalveluiden toiminnasta löydät Flammasta.

Rehtori johtaa yliopistoa ja vastaa yliopiston tehtävien taloudellisesta, tehokkaasta ja tuloksellisesta hoitamisesta. Rehtori edustaa yliopistoa julkisuudessa ja päättää sellaisista asioista, joita ei ole määritelty yliopiston toimielinten tai muiden johtajien tehtäväksi. Rehtorin päätökset koskevat usein koko yliopiston laajuisia asioita sekä esimerkiksi koulutusohjelmien perustamista ja professorien palkkaamista. Yliopiston hallitus valitsee rehtorin kerrallaan enintään viiden vuoden toimikaudeksi.

Hallitus valitsee rehtorin esityksestä yliopistolle vararehtorit, joista yhden tulee olla ruotsinkielisessä professorinvirassa. Vararehtorit vastaavat omista vastuualueistaan ja muun muassa puheenjohtavat alueidensa ylimpiä toimikuntia – opintoasiainneuvostoa, tieteellistä neuvostoa, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvostoa ja kansainvälisten asiain neuvostoa -, joissa kaikissa on myös opiskelijaedustus. Samoin kuin rehtori, vararehtorit nimetään viiden vuoden kaudeksi kerrallaan.

Hallintojohtaja johtaa Yliopistopalveluita eli koko yliopiston hallintoa. Hallintojohtaja tukee rehtoria yliopiston johtamisessa sekä toimii pääsihteerinä yliopiston hallitukselle.

Helsingin yliopiston talousjohtaja, joka yhdessä yliopiston hallituksen, rehtorin ja hallintojohtajan kanssa muodostaa yliopiston konsernijohdon.

Tiedekunnan johtaja, jonka valitsee tiedekuntaneuvosto tiedekunnan professorien keskuudesta. Dekaani vastaa tiedekunnan toiminnasta ja taloudesta niiltä osin kuin tehtäviä ei ole siirretty johtosäännöllä, rehtorin päätöksillä tai muilla säädöksillä tiedekuntaneuvostolle tai muille elimille. Dekaani valitaan aina enintään viiden vuoden toimikaudeksi kerrallaan.

Tiedekunnassa on dekaanin päätöksellä yksi tai useampi varadekaani. Varadekaanit toimivat omilla vastuualueillaan tiedekunnassa ja tiedekunnan edustajina yhteiskunnassa sekä yliopiston eri toimikunnissa: opetuksesta vastaava varadekaani opintoasiainneuvostossa, tutkimuksesta vastaava tieteellisessä neuvostossa, yhteiskunnallisesta vuorovaikutuksesta vastaava yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen neuvostossa ja kansainvälisistä asioista vastaava kansainvälisten asiain neuvostossa.

Jokaiselle tiedekunnalle on nimetty opintoasiainpäällikkö, joka johtaa tiedekunnan opintohallintoa. Opintoasiainpäälliköt vastaavat myös opiskelijan oikeusturvaan liittyvistä asioista.

Suomen yliopistoista, niiden tehtävistä ja yliopistojen itsehallinnosta eli autonomiasta määrätään yliopistolaissa. Yliopiston toiminnan on noudatettava yliopistolakia sekä tiettyjen valtioneuvoston sekä opetus- ja kulttuuriministeriön asetuksia. Lisäksi yliopistoa koskevat muun muassa yhdenvertaisuuslaki sekä ns. tasa-arvolaki ja julkisuuslaki.

Yliopiston hallintoelimissä on pääsääntöisesti edustettuna kolme yliopistolaissa (15 §) määriteltyä yliopistoyhteisön ryhmää: 1) professorit, 2) ”keskiryhmä” eli muu opetus- ja tutkimushenkilöstö sekä muu henkilöstö, joka koostuu suurelta osin Yliopistopalvelujen henkilöstöstä, ja 3) opiskelijat. Tätä jakoa kutsutaan kolmikannaksi ja tällaiseen yliopistoyhteisön edustukseen perustuvia toimielimiä kolmikantaisiksi elimiksi.

Kun kaikilla yliopistoyhteisön ryhmillä on toimielimessä yhtä monta edustajaa, puhutaan tasakolmikannasta. Helsingin yliopistolla ei ole tasakolmikantaa, vaan professoreilla on enemmistö kolmikantaisissa toimielimissä – HYYn tavoite on, että Helsingin yliopistoonkin saadaan tasakolmikanta.

Strategia on ylin yliopiston toimintaa ohjaava asiakirja, joka laaditaan monivuotiseksi, kuten vuosille 2021–2030. Strategiaa laadittaessa ja strategiakauden aikana päivitettäessä tiedekuntaneuvostot kommentoivat sitä omien tavoitteidensa mukaisesti ja opiskelijat pystyvät antamaan suoriakin kommentteja. Strategiaa toteutetaan jokavuotisten toimeenpanosuunnitelmien avulla.

Yliopiston strategiaa toteutetaan vuosittain laadittavan toimeenpanosuunnitelman mukaisesti. Tiedekunnilla ja erillislaitoksilla on omat vuosittaiset toimeenpanosuunnitelmansa, jotka noudattavat sekä strategiaa että niiden omia linjauksia, kuten tavoiteohjelmia.

Helsingin yliopiston johtosääntö määrittelee, kuinka yliopisto toimii: Hallintorakenteen, eri johtajien ja toimielinten tehtävät, kelpoisuusvaatimukset eri virkoihin, ruotsin kielen aseman yliopistolla ja paljon muuta. Ylimmän johtosäännön lisäksi opiskelijalle tärkein toimintaa ohjaava asiakirja on tutkinto- ja oikeusturvajohtosääntö, johon opiskelijaedustajan kannattaa ehdottomasti tutustua. Johtosäännöstä päättää hallitus, ja sitä uudistettaessa pidetään laajat kommenttikierrokset muun muassa tiedekuntaneuvostoissa.

Johtosääntöjen lisäksi yliopiston toimintaa ohjaavat yksittäiset päätökset, joista rehtoraatin ja muutaman muun yliopistotason johtajan päätökset ovat myös kaikkien nähtävissä. Päätöksiin voi opiskelijana ja opiskelijaedustajana vedota esimerkiksi, jos opettaja päättääkin pitää lukuvuoden avajaispäivän iltapäivänä opetusta – ja monissa suuremmissa asioissa. Tiedekunnassa muun muassa dekaani tekee näitä päätöksiä, erillislaitoksissa niiden johtajat.

Koulutusohjelman johtoryhmä päättää vuosittain opetusohjelmasta seuraavalle lukuvuodelle. Opetusohjelmassa määritellään lukuvuonna tarjottavat opintojaksot, mukaan lukien opintojen ajankohta, suorittamistavat ja vastuuopettajat.

Koulutusohjelman tai esimerkiksi Kielikeskuksen opetussuunnitelma on kolmevuotinen suunnitelma, joka määrittelee muun muassa ohjelman tutkintorakenteen ja sen sisältämät opintokokonaisuudet ja yksittäiset opintojaksot osaamistavoitteineen ja arviointimenetelmineen. Opetussuunnitelmasta päättää tiedekuntaneuvosto, mutta opiskelijaedustajana siihen pääsee vaikuttamaan parhaiten koulutusohjelman johtoryhmässä, joka valmistelee opetussuunnitelman tiedekuntaneuvostolle.

Ks. opetussuunnitelma

Opetussuunnitelman vaihtuessa alkaa yleensä opetussuunnitelmakauden (3 vuotta) mittainen siirtymäaika, jonka aikana pystyy vielä opiskelemaan ja valmistumaan edellisen opetussuunnitelman vaatimusten mukaisesti.

Kun siirryt vanhasta opetussuunnitelmasta uuteen, jo suorittamasi vanhanmalliset kurssit korvaavat uuden suunnitelman mukaisia kursseja tiettyjen siirtymäsääntöjen mukaan. Siirtymäsäännöt hyväksytään aina uuden opetussuunnitelman yhteydessä eli ne valmistellaan koulutusohjelman johtoryhmässä ja päätetään tiedekuntaneuvostossa.