-
-
Tietopyynnön toimittaminen
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle osoitetut tietopyynnön voi toimittaa ylioppilaskunnalle sähköpostitse osoitteeseen hallinto@hyy.fi. Tarvittaessa ylioppilaskunnan pääsihteeri auttaa tietopyyntöjen yksilöinnissä tai muussa muotoilussa. Pääsihteerin tavoittaa sähköpostitse osoitteesta paasihteeri@hyy.fi tai puhelimitse 040 081 6426.
Ylioppilaskunta julkaisee myös runsaasti tietoa verkossa edistääkseen julkisuusperiaatteen toteutumista.
-
-
-
ASIAREKISTERI
HYYn asiarekisteri on tällä hetkellä vielä keskeneräinen. Asiarekisteristä ja asianhallinnasta kerrotaan tässä, kun kehitystyö valmistuu.
-
-
-
Tietoaineistoista
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalla on hallussaan tietoaineistoja ja asiakirjoja liittyen seuraaviin kokonaisuuksiin:
-
-
-
Opiskelijaedustajien valinta ja valintojen valmistelu
Opiskelijaedustajien valinta on ylioppilaskunnan lakisääteinen tehtävä. Opiskelijaedustajien valintojen valmistelusta vastaa koulutuspoliittinen asiantuntija, joka toimii esittelijänä tiedekuntakohtaisissa valintatoimikunnissa, keskusvalintatoimikunnassa sekä hallituksessa ja tarvittaessa myös edustajistossa. Opiskelijaedustajien valinnat tekee ylioppilaskunnan hallitus paitsi kollegion ja yliopiston hallituksen osalta, joihin opiskelijaedustajat valitsee edustajisto. Opiskelijaedustajien valinnoista osaa kertoa parhaiten valinnoista vastaava koulutuspoliitinen asiantuntija, jonka tavoittaa osoitteesta riku-petteri.kyllonen@hyy.fi
Opiskelijaedustajien hakukuulutukset julkaistaan HYYn verkkosivuilla ja halloped.fi järjestelmässä. Saapuneet hakemukset tallennetaan halloped.fi järjestelmään. Opiskelijoiden kelpoisuus eri tehtäviin tarkistetaan Sisusta.
-
-
-
Päätöksentekoelimet
HYYn keskeiset päätöksentekoelimet ovat edustajisto ja hallitus, toimielinten tehtävät on eritelty tarkemmin ylioppilaskunnan säännöissä ja hallinto-ohjesäännössä. Kummankin toimielimen alla on myös erillisiä niiden alaisia toimielimiä. Päätöksentekoelimissä syntyy paljon asiakirjoja, kuten esityslistoja, päätösluetteloita, pöytäkirjoja sekä erilaisten päätösten liitteitä ja muuta taustamateriaalia.
Ylioppilaskunnan hallituksen ja edustajiston kokousten päätösluettelot julkaistaan virallisella ilmoitustaululla verkkosivuilla. Lisäksi päätösluettelot sekä esityslistat lähetetään tiedoksi avoimelle edustajiston sähköpostilistalle, jolle kuka tahansa voi liittyä.
Päätöksentekoelinten toimintaa koskevat asiakirjapyynnöt on usein helpointa aloittaa päätösluetteloista, joiden kautta on mahdollista porautua syvemmälle ja pyytää tarvittaessa muita asiakirjoja. Edustajiston ja hallituksen lisäksi päätöksentekoelimiin kuuluu ylioppilaskunnan yleinen kokous sekä edustajistovaalien järjestämisestä vastaava keskusvaalilautakunta.
- Hallitus
- Säännöstötoimikunta
- Merkkitoimikunta
- Talousjohtokunta
- Edustajisto
- Valmisteluvaliokunta
- Edustajistoryhmien puheenjohtajien kokous
- Hallitus
-
-
-
Ylioppilaskunnan toiminta
Ylioppilaskunnan päivittäinen toiminta ei välttämättä aina kulje päätöksentekoelinten kautta, jos erillisiä toimeenpanevia päätöksiä ei esimerkiksi hallitukselta tarvita. Jatkuvan toiminnan osalta syntyviä asiakirjoja ovat esimerkiksi erilaiset mielipidekirjoitukset, blogit, avoimuusrekisteriin viedyt tiedot, jäsenmarkkinointiin tarkoitetut esitteet, järjestöille annetut ohjeet, jäsentiedotteet sekä talousmateriaali.
- Jäsenyys
- Tapahtumat
- Järjestöt
- Vaikuttaminen
- Viestintä
- Vapaaehtoistoiminta
- Talous
-
-
-
Ylioppilaskunnan arkisto
Ylioppilaskunnan arkistoon siirretään erityisesti ylioppilaskunnan julkisen hallintotehtävän hoitamiseen liittyvä materiaali sekä päätöksentekoon liittyvät asiakirjat. Arkistoon on siirretty myös muita ylioppilaskunnan toiminnasta kertovia asiakirjoja.
Arkisto palvelee sekä HYYn jäseniä, HYYn piirissä toimivia järjestöjä että tutkijoita. Arkiston palveluiden hinnoittelussa sovelletaan arkiston palveluhinnastoa.
Olethan yhteydessä arkistonhoitajaan, jos asiasi koskee arkistoa. Arkistonhoitajan tavoitat osoitteesta arkisto@hyy.fi. Huomaathan, että HYYn arkistonhoitaja työskentelee keskimäärin vain kahtena päivänä viikossa. Kiireellisissä asioissa ota yhteys pääsihteeriin.
-
-
-
Kiinteistötalouden asiakirjat
Ylioppilaskunnan kiinteistötalous hallinnoi ylioppilaskunnan kiinteistöomaisuutta. Kiinteistötalouden asiakirjoista lisätietoja antavat HYYn pääsihteeri, HYYn talousjohtaja sekä Ylvan toimistovastaava.
-
-
-
Hakutekijät
Tyypillisiä hakutekijöitä ylioppilaskunnan tietovarannoissa ovat erilaiset yksilöivät tiedot, esimerkiksi
- Toimielimen nimi, missä päätös on tehty
- Vuosi
- Päivämäärä
- Asiakirjatyyppi (pöytäkirja, kokousliite, muistio, sähköpostiviesti)
- Asiatunnus
-
-
-
Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa.
Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia vapaamuotoisesti kirjallisesti esimerkiksi sähköpostitse tai esittää puhelimitse.
-
-
-
Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö
Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Ylioppilaskunta voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään kirjallisesti niin, että asiakirjassa on omakätinen allekirjoitus.
Salattuja asiakirjoja koskevat tietopyynnöt suositellaan toimitettavaksi henkilökohtaisesti pääsihteerille, jolloin tietopyynnön tekijän henkilöllisyys voidaan samalla todeta. Mikäli tietopyyntö toimitetaan postitse tai sähköpostitse, pyritään tietopyynnön tekijän henkilöllisyys toteamaan muilla keinoilla.
-
-
-
Asiakirjojen antamisesta perittävät maksut
Ylioppilaskunnan hallitus on päättänyt asiakirjojen antamisesta perittävistä maksuista 27.3.2024.
Tavanomaisena asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirja on kokonaan julkinen tai sen salassa pidettävien osien poistaminen on vaivatonta. Asiakirjan on oltava yksilöitävissä ja löydettävissä ylioppilaskunnan asiakirjajärjestelmästä käytössä olevan asiakirjaluokittelun ja asiakirjan tunnisteen avulla taikka sähköisesti ylläpidetystä rekisteristä sen hakutoimintojen avulla.
Erityisiä toimenpiteitä vaativana asiakirjapyyntönä pidetään pyyntöä, jossa asiakirjan haku ei ole mahdollista edellä kuvatuilla tavanomaisilla keinoilla. Pyyntö katsotaan erityiseksi myös, jos salassa pidettävien tietojen tarkistaminen tai poistaminen asiakirjasta vaatii tavanomaista enemmän työtä tai asiakirjapyyntö on poikkeuksellisen laaja. Erityistoimenpiteitä vaativia ovat myös tilanteet, joissa tarvitaan erityisiä automaattisen tietojenkäsittelyn haku-, seulonta-, yhdistely- ja tulostusominaisuuksia.
-
-
-
Suullisesti, sähköpostitse tai ylioppilaskunnan toimipisteissä luettavaksi annettavat tiedot
Tavanomaiset asiakirjapyynnöt toimitetaan maksutta.
Erityisiä toimenpiteitä vaativat asiakirjapyynnöt: Tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta peritään 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
-
-
-
Kopiot ja tulosteet
Kopion hinta: 1 € / A4–kokoinen sivu ja 2 € / A3 -kokoinen sivu, minimiveloitus 10 € / laskutuskerta
Erityisiä toimenpiteitä vaativissa asiakirjapyynnöissä peritään edellä mainittujen hintojen lisäksi tiedon esille hakemisesta tai salaisten osien tarkastamisesta tai poistamisesta 50 € jokaiselta alkavalta tunnilta.
-
-
-
Arkiston palveluhinnasto
HYYn arkistossa noudatetaan ylioppilaskunnan asiakirjajulkisuuskuvauksen maksuperusteita, kuitenkin niihin lisäten:
- Kopiot ja tallennusvälineet
- Valokopiot asiakirjajulkisuuskuvauksen maksuperusteiden mukaisesti
- Muistitikut 10,00 € / kpl
- Selvitykset, uudelleen kirjoitettavat jäljenteet ja skannaukset
- 50,00 € / alkava tunti
- Selvitykset vähintään 50,00 €
- Yli 30 minuuttia vievä skannaus ja uudelleen kirjoitettavat jäljenteet (painetuista ja käsin kirjoitetuista lähteistä) veloitetaan tuntityönä
- Valokuvan, videon tai äänitteen julkaisumaksu
- 100,00 €
- Välitystyöt
- Laskun mukaan lisättynä 15,00 € toimituspalkkiolla (piirustusten, valokuvien yms. jäljennös kaupallisena palveluna)
- Lainatun aineiston myöhästymismaksu
- 10,00 € / vko / yksikkö
- Maksu vahingoitetusta tai kadotetusta aineistosta
- min. 10,00 € / kpl
- Vastaavan materiaalin hankintahinta, mikäli aineisto on identtisesti ja heti korvattavissa uuden hankinnalla
- min. 10,00 € / kpl
- Posti- ja kuljetusmaksut
- Kulujen mukaan
Perustelluista syistä voidaan arkistossa jättää veloitus perimättä tai alentaa sitä 25 %:lla. Henkilöllä tai organisaatiolla, joka on jättänyt arkiston palveluhinnaston mukaiset veloitukset suorittamatta, ei ole oikeutta käyttää arkiston palveluita ennen maksusuoritusta. Arkisto ei tee tilaustutkimusta.
- Kopiot ja tallennusvälineet
-