Beskrivning av handlingars offentlighet

Denna beskrivning av handlingsoffentligheten är uppgjord i enlighet med lagen om informationshantering inom den offentliga förvaltningen (906/2019) 28 §.

Var och en har rätt att ta del av en offentlig myndighetshandling (621/1999, 9 §). HUS handlingar är huvudsakligen offentliga. Handlingarna kan ändå innehålla sekretessbelagda uppgifter. Det finns alltid någon grund i enlighet med offentlighetslagen eller någon annan lag för att en uppgift är sekretessbelagd. En part har dessutom alltid rätt att få information om ärenden som berör hen själv.

Begäran om information, som riktas till Studentkåren vid Helsingfors universitet, kan lämnas in till studentkåren per e-post till adressen hallinto@hyy.fi. Vid behov hjälper studentkårens generalsekreterare med specificeringen av begäran om information eller annan formulering. Du når generalsekreteraren per e-post på adressen paasihteeri@hyy.fi eller på telefon 040 081 6426.

Studentkåren publicerar även rikligt med information på webben för att främja att offentlighetsprincipen förverkligas.

HUS ärenderegister är för tillfället fortfarande under arbete. Vi informerar här om ärenderegistret och ärendehanteringen då utvecklingsarbetet blir färdigt.

Studentkåren vid Helsingfors universitet innehar informationsmaterial och handlingar som hänför sig till följande helheter:

Det är studentkårens lagstadgade uppgift att välja studentrepresentanter. Den sakkunniga inom utbildningspolitik ansvarar för beredningen av valet av studentrepresentanter och fungerar som föredragande i urvalskommittéerna vid respektive fakultet, i den centrala urvalskommittén samt i styrelsen och vid behov även i delegationen. Studentkårens styrelse väljer studentrepresentanterna, förutom till kollegiet och universitetets styrelse till vilka delegationen väljer studentrepresentanterna. Då det gäller valet av studentrepresentanter får du information av studentkårens utbildningspolitiska sakkunniga som ansvarar för valet. Du når den sakkunniga på adressen riku-petteri.kyllonen@hyy.fi.

Utlysningen av val av studentrepresentanter publiceras på HUS webbplats och i halloped.fi-systemet. De inkomna ansökningarna sparas i halloped.fi-systemet. Studenternas behörighet för de olika uppdragen granskas i Sisu.

HUS centrala beslutsfattande organ är delegationen och styrelsen, organens uppgifter har noggrannare specificerats i studentkårens stadgar och förvaltningsinstruktion. Vardera organet har dessutom olika enskilda organ underställda sig. De beslutsfattande organen producerar mycket handlingar, som till exempel föredragningslistor, beslutsförteckningar, protokoll och olika bilagor till beslut samt annat bakgrundsmaterial. Beslutsförteckningarna från studentkårens styrelse- och delegationssammanträden publiceras på den officiella anslagstavlan på webbplatsen. Dessutom skickas beslutsförteckningarna och föredragningslistorna för kännedom till delegationens e-postlista, till vilken vem som helst kan ansluta sig. Det är oftast lättast att inleda en begäran om handlingar, som gäller de beslutsfattande organens verksamhet, från beslutsförteckningarna. Via dessa är det möjligt att bekanta sig mera ingående med frågorna och vid behov be att få ta del av andra handlingar. Till de beslutsfattande organen hör, förutom delegationen och styrelsen, studentkårens allmänna möte och centralvalnämnden, som ansvarar för att ordna delegationsvalet.

• Styrelsen
  • Stadgekommittén
  • Märkeskommittén
  • Ekonomidirektionen
• Delegationen
  • Beredningsutskottet
  • Sammanträde för ordförandena för delegationsgrupperna

Den dagliga verksamheten vid studentkåren går inte alltid via de beslutsfattande organen, om inte enskilda verkställighetsbeslut behövs t.ex. av styrelsen. Då det gäller den fortgående verksamheten är handlingar som uppkommer i samband med den till exempel insändare, bloggar, information som förts in i öppenhetsregistret, broschyrer för medlemsmarknadsföring, anvisningar till föreningar, föreningsbulletiner och material som hör till ekonomihanteringen.

• Medlemskap
• Evenemang
• Föreningar
• Påverkansarbete
• Kommunikation
• Frivilligverksamhet
• Ekonomi

Material som hör särskilt till skötseln av studentkårens offentliga förvaltningsuppdrag och dokument som hör till beslutsfattandet flyttas till studentkårens arkiv. Även andra handlingar som beskriver studentkårens verksamhet har flyttats till arkivet. Arkivet betjänar både HUS medlemmar, föreningar som verkar inom HUS och forskare. Vid prissättningen av arkivets tjänster tillämpas arkivets prislista för tjänster. Ta gärna kontakt med arkivarien om ditt ärende gäller arkivet. Du når arkivarien på adressen arkisto@hyy.fi. Lägg märke till att HUS arkivarie arbetar i medeltal bara två dagar i veckan. I brådskande ärenden kan du kontakta generalsekreteraren.

Studentkårens fastighetsekonomi förvaltar studentkårens fastighetsegendom. Mer information om fastighetsekonomins handlingar ger HUS generalsekreterare, HUS ekonomidirektör och Ylvas kansliansvariga.

Typiska sökfaktorer i studentkårens datalager är olika specificerande uppgifter, till exempel

• Organets namn, där beslutet har fattats
• År
• Datum
• Dokumenttyp (protokoll, mötesbilaga, promemoria, e-postmeddelande)
• Ärendebeteckning

Det lönar sig att specificera begäran om information så noggrant som möjligt för att göra det lättare att hitta handlingen. Begäran om information specificeras så att ur begäran framkommer vilken handling/vilka handlingar begäran gäller. Det är till exempel alltid skäl att meddela datum för eller rubrik på handlingen, ifall dessa uppgifter är kända. Om begäran om information gäller en offentlig handling, behövs ingen motivering till begäran och den som begär information behöver inte berätta till vilket ändamål uppgifterna används. En begäran om information som gäller en offentlig handling kan skriftligen formuleras fritt till exempel via e-post eller framföras per telefon.

När begäran om information gäller en sekretessbelagd handling eller sekretessbelagda handlingar, om vilka uppgifter kan lämnas ut enbart under vissa förutsättningar, ska den som begär om informationen meddela till vilket syfte hen ska använda informationen och verifiera sin identitet. Studentkåren kan även begära övriga uppgifter av den som begär att få en handling ifall dessa uppgifter behövs för att reda ut förutsättningarna för att lämna ut informationen. En begäran om information som gäller sekretessbelagda handlingar ombeds framställas skriftligen så att dokumentet är undertecknat av den som framställer begäran.

Det rekommenderas att begäran om information som gäller sekretessbelagda handlingar levereras personligen till generalsekreteraren, eftersom det då är möjligt att samtidigt verifiera identiteten på den person som framställt begäran om information. Ifall begäran om information skickas per post eller e-post ska verifieringen av identiteten på den som framställt begäran om information ske på annat sätt.

Studentkårens styrelse har 27.3.2024 beslutat om de avgifter som uppbärs för utlämnande av handlingar.

En vanlig begäran om handlingar är en begäran där handlingen är helt och hållet offentlig eller det är lätt att avlägsna de sekretessbelagda delarna ur dokumentet. Dokumentet ska kunna specificeras och hittas i studentkårens dokumentsystem genom att använda dokumentklassificering och dokumentets beteckning, eller i det elektroniska registret med hjälp av sökfunktionerna.

En begäran som kräver särskilda åtgärder är en begäran där det inte är möjligt att skaffa fram handlingen med ovan nämnda vanliga metoder. Begäran anses vara särskild också om det krävs mer arbete än normalt för att granska eller avlägsna sekretessbelagd information ur dokumentet eller om begäran om handlingar är exceptionellt omfattande. Särskilda åtgärder krävs också i situationer då det behövs särskilda automatiska sök,- gallrings-, kombinations- och utskriftsegenskaper.

En begäran om handling som klassificeras som vanlig är avgiftsfri.

En begäran om handling som kräver särskilda åtgärder: För att leta reda på information eller granska eller avlägsna sekretessbelagda delar debiteras 50 € för varje påbörjad timme.

Pris på kopia: 1 € / A4 sida och 2 € / A3 sida, minimidebitering 10 € / faktureringsgång

För begäran om handling som kräver särskilda åtgärder debiteras förutom ovan nämnda pris dessutom för att leta reda på information eller granska eller avlägsna sekretessbelagda delar 50 € för varje påbörjad timme.

HUS arkiv följer studentkårens principer för avgifterna i enlighet med beskrivningen av handlingars offentlighet, dock med följande tillägg:

• Kopior och utrustning som används för att lagra handlingar
  • Fotokopior enligt principerna för avgifter i enlighet med beskrivningen av handlingars offentlighet
  • Minnesstickor 10,00 € / st.
• Utredningar, kopior som skrivs på nytt och skanningar
  • 50,00 € / påbörjad timme
  • Utredningar minst 50,00 €
  • Skanning som tar längre än 30 minuter och kopior som skrivs på nytt (från tryckta eller för hand skrivna källor) debiteras enligt timme
• Publiceringsavgift för fotografi, video eller inspelning
  • 100,00 € /st.
• Förmedlingsarbeten
  • Enligt faktura inklusive 15,00 € leveransavgift (ritningar, fotografier osv. kopia som affärsmässig service)
• Förseningsavgift för lånat material
  • 10,00 € / vecka / enhet
• Avgift för skadat eller försvunnet material
  • min. 100,00 € / st.
    • Anskaffningspris för motsvarande material om materialet kan ersättas med identiskt material som genast kan skaffas
• Post- och transportavgifter
  • Enligt kostnader

Av grundade skäl kan arkivet låta bli att ta ut en avgift eller nedsätta den med 25 %. Personer eller organisationer som inte betalat avgifterna i enlighet med arkivets serviceprislista har inte rätt att använda arkivets tjänster innan betalningen är gjord. Arkivet utför inte uppdragsforskning.