Vi anställer en vikarie för vår dokumentsekreterare!

Vi anställer en vikarie för vår dokumentsekreterare!

Studentkåren vid Helsingfors universitet (HUS) är ett offentligrättsligt samfund med 26 000 universitetsstudenter som medlemmar. HUS fungerar som intresse- och serviceorganisation för sina medlemmar och för de föreningar som verkar inom studentkåren.

Vi anställer nu en vikarie för vår dokumentsekreterare. Anställningen är tidsbunden och börjar 19.9.2022 eller enligt överenskommelse, och pågår till 31.8.2023. Den ordinarie tjänsteinnehavarens föräldraledighet utgör grunden för att anställningen är tidsbunden. Dokumentsekreteraren har också möjlighet att fungera som valkoordinator för HUS delegationsval under tidsperioden 19.9.2022 – 15.12.2022. För uppdraget som valkoordinator för delegationsvalet ingås ett separat arbetsavtal.

Dokumentsekreterarens arbete är på deltid (20h/vecka). Om dokumentsekreteraren också fungerar som valkoordinator för delegationsvalet är anställningen på heltid fram till 30.11.

Är du noggrann och kan hålla många bollar i luften samtidigt? Är du effektiv och kan jobba självständigt? Skulle du vilja ha ett jobb där du har en viktig roll i att den dagliga administrationen vid studentkåren löper smidigt. Trivs du med ett jobb där dagliga rutiner varvas med omväxlande och mångsidiga arbetsuppgifter? Om du tycker det här låter intressant kan du vara rätt person för jobbet som HUS dokumentsekreterare och delegationsvalskoordinator!

Till dokumentsekreterarens uppgifter hör att ansvara för delegationens, beredningskommitténs, styrelsens och ekonomidirektionens mötesdokument samt för andra uppgifter i samband med mötesarrangemangen. I praktiken betyder det här att dokumentsekreteraren sammanställer och skriver rent mötesdokument samt distribuerar och arkiverar mötesmaterial. Dessutom sköter dokumentsekreteraren om andra uppgifter i samband med mötesarrangemangen, såsom bokning av möteslokaler. Dokumentsekreteraren avgör också om det finns behov av översättning av mötesmaterialet.

Dokumentsekreteraren ser till att vardagen vid HUS centralkansli löper smidigt och sköter också om olika löpande ärenden, som till exempel att beställa butikskassar och upprätthålla inbjudningslistor samt olika planeringsuppgifter i anslutning till detta. Du är inte ensam i arbetet och dina kollegor stöder dig, men en grundläggande förutsättning för att sköta jobbet är att du självständigt kan lösa problem.

Valkoordinatorn för HUS delegationsval ansvarar för administrationen av HUS elektroniska delegationsvalsystem. Koordinatorn besvarar också kandidaternas och de röstberättigades frågor, koordinerar valkampanjen inför delegationsvalet samt ansvarar för arrangemangen av olika valtillställningar. Koordinatorn för delegationsvalet arbetar tätt tillsammans med studentkårens generalsekreterare.

Vi förväntar oss:

Goda kunskaper i finska. Kunskaper i svenska och engelska är en fördel.

Noggrannhet och punktlighet

Förmåga att självständigt kunna lösa problem

Goda IT-kunskaper

Vi erbjuder dig:

Intressanta, självständiga och utmanande arbetsuppgifter

Lön enligt studentkårernas kollektivavtal inklusive eventuella utbildnings- och erfarenhetstillägg

Möjligheter till vidare utbildning och utveckling

Flexibla arbetstider och möjlighet att jobba på distans

Fantastiska kollegor

Grundlönen för dokumentsekreteraren är 1012,30 euro/månad (löneklass II enligt kollektivavtalet). För uppdraget som delegationsvalskoordinator betalas en lön på 1119,30 euro/månad (löneklass II). Tidigare erfarenhet och utbildning inverkar också på lönen. Lönen för båda arbetsuppgifterna för en person som avlagt lägre högskoleexamen och som inte har tidigare erfarenhet av motsvarande uppgifter kunde till exempel vara 2186,10 euro/månad. Vår ekonomi- och servicechef ger gärna mera information om lönen.

Vi hoppas att du skickar din ansökan och meritförteckning senast söndagen 28.8.2022 till adressen hallinto@hyy.fi. Skriv ”Dokumentsekreterare” som rubrik på ditt meddelande. Meddela gärna redan i ansökan om du är intresserad både av jobbet som dokumentsekreterare och som valkoordinator för delegationsvalet, eller om du enbart söker det ena jobbet. Vi kontaktar alla sökande senast 2.9. Arbetsintervjuerna hålls torsdagen 8.9 och fredagen 9.9 på HUS kansli.

HUS betonar mångfald och likabehandling i sin verksamhet. Vi hoppas att vi får så många ansökningar som möjligt från sökande med olika slags bakgrund. Vi behandlar ansökningarna anonymt i den första omgången.

Närmare information:

Jaakko Kalske
ekonomi- och servicechef
050 524 0087
jaakko.kalske@hyy.fi