Alina-salens bokningsrundor för våren 2021

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för våren 2021. På hösten hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2021. Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Kurser hålls igen i våren 2021.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i HUS bokningskalender.

Anvisningar och dokument för Alinasalen

Alina-salens användningsvillkor
Alinasalen – Anvisningar för användarna
Alina-salens ordningspersonforbindelse

Förhandsbokningar

På förhandsbokningsrundan kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum

Ifall en förening får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan.

De egentliga bokningsrundorna

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i HUS bokningskalender.

Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan, men alternativ på blanketten kan vara mera.

Beslut om bokningar

Beslut om bokningar fattas av HUS Föreningsutskott tillsammans med den föreningsansvariga styrelsemedlemmen på utdelningsmötet som är öppet för studenkårsmedlemmarna efter varje bokningsrunda. Kontaktpersonen för reservationsönskemålet bör vara anträffbar när bokningarna utdelas om det uppstår behov av att kontakta föreningen under utdelningsprocessen.

Försenade eller felaktigt gjorda reserveringar beaktas inte. Ifall det görs bokningar som går på varandra försöker vi jämka mellan föreningarna och erbjuda andra lediga turer. Om man inte kan komma överens om turerna avgörs genom lottdragning vem som ska få använda salen. Det är också bra om föreningen funderar på alternativa bokningsdagar ifall den ursprungliga bokningen kolliderar med någon annan förenings.

Förhandsbokningsrunda
Bokningstid från 13.10 kl. 12:00 till 18.10. kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: Förhandsbokningar
Bokningarna behandlas måndag 19.3 kl. 16:00-20:00 via Zoom

Omgång I
Bokningstid från 20.10 kl. 12.00 till 25.10 kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: Den första egentliga rundan
Bokningarna behandlas måndag 26.10 kl. 16:00- 20:00 via Zoom

Omgång II
Bokningstid från 27.10 kl. 12.00 till 1.11. kl. 23:59.
Bokningarna görs med denna blankett: Den andra egentliga rundan
Bokningarna behandlas måndag 2.11. kl. 16:00-20:00 via Zoom

Lediga turer efter bokningsrundor

Från och med 3.11 kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS bokningskalender.

Mer information

Föreningsutskottet
jarjestovaliokunta@hyy.fi

Ordföranden för Föreningsutskottet
Riku Kallio
riku.kallio@helsinki.fi
0505500620.