Alina-salin varauskierrokset keväälle 2021

Varauskierrokset Alina-salin kevään vuoroille. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2021. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.

Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen varausta. Koulutuksia järjestetään jälleen keväällä 2021.

Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot HYYn sähköisestä tilakalenterista.

Alina-salia koskevat ohjeistukset ja dokumentit

Alina-salin käyttösopimuksen ehdot
Alina-sali – Ohjeita käyttäjälle
Alina-salin järjestyshenkilösitoumus

Ennakkovaraus

Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot HYYn sähköisestä tilakalenterista.

Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Varauksista päättäminen

Päätökset varauksista tekee HYYn järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa HYYn jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varauksia jaettaessa mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä. Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos haetuissa päivämäärissä esiintyy päällekkäisyyksiä, pyritään kaikille järjestöille tarjoamaan jokin niiden toivomista päivämääristä.

Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia ajankohtia siltä varalta, että alkuperäiset varaustoiveet menevät päällekkäin toisten järjestön varaustoiveiden kanssa.

Ennakkovarauskierros
Varausaika: 13.10. klo 12:00 – 18.10. klo 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: Ennakkovarauskierros
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 19.10. klo 16:00-20:00 Zoomissa

I kierros
Varausaika: 20.10. kello 12:00 – 25.10. kello 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: Ensimmäinen varsinainen kierros
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 26.10. klo 16:00-20:00, Zoomissa

II kierros
Varausaika 27.10. kello 12:00 – 1.11. kello 23:59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: Toinen varsinainen kierros
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 2.11. klo 16:00-20:00, Zoomissa

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 3.11. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn sähköisessä tilavarauskalenterissa.

Lisätietoja Alina-salin varauskierroksista

Järjestövaliokunta
jarjestovaliokunta@hyy.fi

Järjestövaliokunnan puheenjohtaja
Riku Kallio
riku.kallio@helsinki.fi
0505500620