Alina-salens bokningsrundor för våren 2023

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen!

Nu reserveras turer för våren 2023, och för detta hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2022. Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man vara förtrogna med Alinasalens anvisningar och säkerhetsprinciper.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender.

Förhandsbokningar

På förhandsbokningsrundan kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum

Ifall en förening får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan.

De egentliga bokningsrundorna

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan, men alternativ på blanketten kan vara mera. Beslut om bokningar fattas av HUS föreningssektor efter varje bokningsrunda. Kontaktpersonen för reservationsönskemålet bör vara anträffbar när bokningarna utdelas om det uppstår behov av att kontakta föreningen under utdelningsprocessen.

Försenade eller felaktigt gjorda reserveringar beaktas inte. Föreningarna strävas att ge något av de önskade datumen. Överlappande bokningsönskemål löses genom utlottning.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post.

Förhandsbokningsrunda
Bokningstid från 7.12. kl. 12:00 till 13.11. kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: https://link.webropolsurveys.com/S/876F31F494E5982F
Bokningarna behandlas måndag 14.11 kl. 10:00-12:00

Första bokningsrundan
Bokningstid från 15.11. kl. 12.00 till 20.10. kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: https://link.webropolsurveys.com/S/934B6669C955C602
Bokningarna behandlas måndag 21.11. kl. 10:00-11:00

Andra bokningsrundan
Bokningstid från 22.11. kl. 12.00 till 27.11. kl. 23:59.
Bokningarna görs med denna blankett: https://link.webropol.com/s/alina-varauskierros-k2023-2
Bokningarna behandlas måndag 28.11. kl. 14:00-16:00

Bokningar i efterskott

Från och med 29.11 kan man höra sig för med HUS servicebyrå (toimisto@hyy.fi)om ev. lediga turer.
De lediga turerna syns i studentkårens elektroniska kalender.

Mer information:

Janne Salokoski
Sakkunnig (föreningar)
Studentkåren vid Helsingfors universitet (HUS)
janne.salokoski@hyy.fi, 050 537 3798

och

Linnea Keltanen
Styrelsemedlem (föreningar)
Studentkåren vid Helsingfors universitet (HUS)
Linnea Keltanen@hyy.fi, 050 543 8460