Alina-salens bokningsrundor för hösten 2020

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen. Nu reserveras turer för hösten 2020. På hösten hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar hösten 2020. Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen.

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler. Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender.

Förhandsbokningar

På förhandsbokningsrundan kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum

Ifall en förening får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan.

De egentliga bokningsrundorna

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan, men alternativ på blanketten kan vara mera. Beslut om bokningar fattas av HUS Föreningsutskott tillsammans med den föreningsansvariga styrelsemedlemmen på utdelningsmötet som är öppet för studenkårsmedlemmarna efter varje bokningsrunda. Kontaktpersonen för reservationsönskemålet bör vara anträffbar när bokningarna utdelas om det uppstår behov av att kontakta föreningen under utdelningsprocessen.

Försenade eller felaktigt gjorda reserveringar beaktas inte. Föreningarna strävas att ge något av de önskade datumen. Överlappande bokningsönskemål löses genom utlottning. Om föreningen inte kan garanteras något av de önskade datumen, rings kontaktpersonen upp i slutet av bokningsbehandlingen. Det vore bra för föreningarna att fundera ut alternativa tidpunkter försäkerhetsskull ifall de ursprungliga bokningsönskemålen inte kan uppfyllas.

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post.

Förhandsbokningsrunda
Bokningstid från 2.3. kl. 12:00 till 8.3. kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: https://www.lyyti.in/alinavaraukset_syksy_2021/se
Bokningarna behandlas måndag 9.3 kl. 17:00-20:00, mötesrum Sparre

Första bokningsrundan
Bokningstid från 10.3. kl. 12.00 till 15.3. kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett: http://bit.ly/alinahösten1-2020
Bokningarna behandlas måndag 16.3. kl. 17:00- 20:00, mötesrum Sparre

Andra bokningsrundan
Bokningstid från 17.3. kl. 12.00 till 22.3. kl. 23:59.
Bokningarna görs med denna blankett: http://bit.ly/alinahosten2-2020
Bokningarna behandlas måndag 23.3. kl. 17:00-20:00.

Bokningar i efterskott

Från och med 24.3. kan man höra sig för med HUS servicebyrå (toimisto@hyy.fi)om ev. lediga turer.
De lediga turerna syns i studentkårens elektroniska kalender.

Mer information

Föreningsutskottet
jarjestovaliokunta@hyy.fi

Ordföranden för Föreningsutskottet
Riku Kallio
riku.kallio@helsinki.fi
0505500620.