Vill du fira vappen i er föreningslokal?

Traditionellt har vi svarat att du inte får göra det. I år kan vi eventuellt göra ett undantag från den här regeln. Samla ihop de föreningar som verkar i ett hus, planera ett tryggt och bra evenemang och lämna in ert förslag till HUS senast 5.4 så är det möjligt att ni kan ordna ett evenemang!

Det är i princip inte tillåtet att ordna evenemang 30.4–1.5 i de föreningslokaler som tillhör Studentkåren vid Helsingfors universitet. Det är främst en fråga om säkerhet som ligger bakom den här principen: vappen samlar vanligen stora mängder människor som festar tillsammans. Om det ordnas evenemang i varje föreningslokal samtidigt och varje lokal är fylld till så gott som maximal kapacitet skulle gränserna för brandsäkerhet högst sannolikt överskridas. Eftersom fler studenter än vanligt rör sig ute på stan på vappen, är det möjligt att särskilt Nya studenthusets centrala läge gör det ännu svårare än vanligt att kontrollera vem som rör sig i huset. Antalet människor kan lätt bli så stort att arrangören eventuellt inte längre har kontroll över festen. Därför har det inte varit tillåtet att ordna fest på vappen.

På hösten kommer det att ske stora förändringar i användningen av föreningslokalerna. Klustren som i långa tider varit en etablerad verksamhetsform för studentföreningarna i lokalerna kommer att upphöra. I fortsättningen är föreningslokalerna i större utsträckning gemensamma utrymmen som föreningarna bokar enligt olika praxis och ingen förening förvaltar ensam över någon specifik lokal.

Föreningarna har kontaktat oss och frågat om det ändå kunde vara möjligt att ordna evenemang under valborg och första maj i föreningslokalerna, eftersom vi måste avstå från lokalerna strax efter vappen. Vi förstår det här behovet och vi vill försöka göra det möjligt att undantagsvis ordna evenemang i föreningslokalerna för att fira vappen, men vi måste kunna försäkra oss om att det inte uppstår säkerhetsrisker på grund av evenemangen.

I år är det möjligt att ordna ett evenemang för att fira vappen i varje byggnad där HUS har föreningslokaler. Evenemanget ska vara sådant att alla föreningar som har verksamhet i huset och som vill delta i arrangemangen av evenemanget kan vara med. I praktiken betyder det att föreningarna tillsammans kan arrangera en fest för hela huset, en sits för hela våningen eller en fest i lite mindre skala. Alinasalen kan inte användas för att ordna ett evenemang under vappen. De föreningar som tillsammans ordnar ett vappevenemang ska senast 5.4 lämna in en plan för evenemanget till oss. Planen ska innehålla en noggrann beskrivning av evenemanget och av programmet samt hur arrangören beaktar säkerhetsrisker och hur kontrollen av vem som deltar i evenemanget ordnas. Dessutom ska en lista över de föreningar som deltar i arrangemangen bifogas. HUS förbehåller sig rätten att godkänna eller inte godkänna den plan som föreningarna har lämnat in. Det är endast möjligt att ordna ett evenemang på vappen i föreningslokalerna om HUS har godkänt det.

För att HUS ska kunna godkänna evenemanget ska det finnas officiella ordningsvakter på evenemanget. Annars anser vi att det inte är möjligt att på ett tryggt sätt ordna ett evenemang på vappen. Ordningsvakterna ska ha ett kort för ordningsvakter. HUS kan ge referenser för att beställa ordningsvakter via externa aktörer.

En förening måste vara ansvarig för evenemanget och det ska finnas en utsedd ansvarsperson. Ansvarspersonen ansvarar för evenemanget och också för att vid behov avbryta evenemanget. Den ansvariga föreningen är skyldig att ersätta HUS för eventuella skador som har uppstått på fastigheten eller lösöret.

Evenemangen/förberedelserna för ett evenemang som ordnas på Nya studenthuset kan börja tidigast 30.4 kl. 17.00.

Planerna för evenemangen skickas till adressen janne.saranpaa@hyy.fi senast 5.4.  Om föreningen har en bra plan kan vi bevilja tillstånd att ordna evenemanget redan innan fristen för att lämna in en plan går ut.

Mer information

Janne Saranpää
sakkunnig (föreningar)
janne.saranpaa@hyy.fi