Alina-salin varauskierrokset syksylle 2020
UUTINEN
Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat pian. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2020. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.
Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen varausta. Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot ja Alinan käyttäjän ohjeet, jotka löytyvät täältä.
Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Ennakkovaraus
Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat. Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen vuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.
Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty vuoroa ennakkovarauksella. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.
Päätökset varauksista tekee HYYn järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa ylioppilaskunnan jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varaustoiveiden käsittelyn aikana mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä.
Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Järjestöille pyritään antamaan jokin toivomistaan päivämääristä. Varaustoiveiden päällekkäisyystilanteet ratkaistaan arpomalla. Mikäli järjestölle ei voida taata mitään toivotuista päivämääristä, soitetaan yhteyshenkilölle varausten käsittelyn päätteeksi. Järjestöjen on hyvä miettiä vaihtoehtoisia ajankohtia siltä varalta, että alkuperäisiä varaustoiveita ei voida toteuttaa.
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.
Ennakkovarauskierros
Varausaika: 2.3. klo 12:00 – 8.3. klo 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: https://www.lyyti.in/alinavaraukset_syksy_2021
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 9.3. klo 17:00-20:00, kokoushuone Sparre
I kierros
Varausaika: 10.3. kello 12:00 – 15.3. kello 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: http://bit.ly/alinasyksy1-2020
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 16.3. klo 17:00-20:00, kokoushuone Sparre
II kierros
Varausaika 17.3. kello 12:00 – 22.3. kello 23:59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: http://bit.ly/alinasyksy2020-2
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 23.3. klo 17:00-20:00
Varaukset kierrosten jälkeen
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 24.3. alkaen HYYn palvelutoimistosta osoitteesta toimisto@hyy.fi.
Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Lisätietoja Alina-salin varauskierroksista
Järjestövaliokunta
jarjestovaliokunta@hyy.fi
Järjestövaliokunnan puheenjohtaja
Riku Kallio
riku.kallio@helsinki.fi
0505500620
