Alina-salin varauskierrokset keväälle 2022

Varauskierrokset Alina-salin kevään vuoroille alkavat pian. Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2022. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.

Kunkin varaavan järjestön tulee perehtyä Alina-salin ohjeisiin ja turvallisuusperiaatteisiin ennen kuin varattu vuoro käytetään. Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot ja Alinan käyttäjän ohjeet, jotka löytyvät täältä.

Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.

Ennakkovaraus

Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja merkittävät tietyllä päivämäärällä järjestettävät tapahtumat.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen vuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty vuoroa ennakkovarauksella. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.

Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Päätökset varauksista tekee HYYn järjestösektori ylioppilaskunnan jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varaustoiveiden käsittelyn aikana mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä.

Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Järjestöille pyritään antamaan jokin toivomistaan päivämääristä. Varaustoiveiden päällekkäisyystilanteet ratkaistaan arpomalla.

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.

Ennakkovarauskierros
Varausaika: 4.10. klo 12:00 – 10.10. klo 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: https://www.lyyti.in/Alinasalin_ennakkovarauskierros_kevat_2022_7416/fi 
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 11.10. klo 16:00-19:00, Zoomissa

I kierros
Varausaika: 12.10. kello 12:00 – 17.10. kello 23:59
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: https://www.lyyti.in/Alinasalin_1_varsinainen_varauskierros_kevat_2022_2183/fi
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 18.10. klo 16:00-19:00, Zoomissa

II kierros
Varausaika 17.10. kello 12:00 – 24.10. kello 23:59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeeseen: https://www.lyyti.in/Alinasalin_2_varsinainen_varauskierros_kevat_2022_5329/fi
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 25.10. klo 16:00-19:00, Zoomissa

Varaukset kierrosten jälkeen
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 26.10. alkaen HYYn palvelutoimistosta osoitteesta toimisto@hyy.fi.
Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.

Lisätietoja Alina-salin varauskierroksista

Jaakko Kalske

Asiantuntija (järjestöt)
Helsingin yliopiston ylioppilaskunta (HYY)
jaakko.kalske@hyy.fi
050 537 3798

sekä

Janne Salokoski

Hallituksen jäsen (järjestöt)
Helsingin yliopiston ylioppilaskunta (HYY)
janne.salokoski@hyy.fi
050 543 9610