Sulje

Varauskierrokset Alina-salin kevään vuoroille alkavat! | HYY

11.10.2019

Varauskierrokset Alina-salin kevään vuoroille alkavat!

Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa keväälle 2020. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.

Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen varausta. Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot ja Alinan käyttäjän ohjeet löytyvät täältä.

Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta.

Ennakkovaraus

Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella.

Varsinaiset varauskierrokset

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.

Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Päätökset varauksista tekee HYYn järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa ylioppilaskunnan jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varauksia jaettaessa mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä.

Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Järjestöille pyritään antamaan jokin toivomistaan päivämääristä. Varaustoiveiden päällekkäisyystilanteet ratkaistaan arpomalla. Mikäli järjestölle ei voida taata mitään toivotuista päivämääristä, soitetaan yhteyshenkilölle varausten käsittelyn päätteeksi. Järjestöjen on hyvä miettiä vaihtoehtoisia ajankohtia siltä varalta, että alkuperäisiä varaustoiveita ei voida toteuttaa.

Ennakkovarauskierros

Varausaika alkaa 14.10. klo 12 ja päättyy 20.10. klo 23.59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeella.
Varaustoiveita käsitellään maanantaina 21.10. klo 16–20 kokoushuone Runebergissa.

I kierros

Varausaika alkaa 22.10. klo 12 ja päättyy 27.10. kello 23.59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeella.
Varaustoiveita käsitellään maanantaina 28.10. klo 16–20 kokoushuone Runebergissa.

II kierros

Varausaika alkaa 29.10. klo 12 ja päättyy 3.11. klo 23.59.
Varaustoiveet tehdään lomakkeella.
Varaustoiveita käsitellään maanantaina 4.11. klo 16–20 kokoushuone Runebergissa.

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.

Varaukset kierrosten jälkeen

Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 5.11. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn varauskalenterissa.

Lisätietoja Alina-salin varauskierroksista:

Järjestövaliokunta
jarjestovaliokunta@hyy.fi

Lovisa Hirvonen
Järjestövaliokunnan puheenjohtaja
lovisa.hirvonen@helsinki.fi
050 365 2544