Kaikki HYYn jäsenet voivat asettua ehdolle edustajistovaaleissa. Lisätietoa ehdokkaaksi asettumisesta julkaistaan vaalien alla vaalikuulutuksen yhteydessä.

Edustajistovaaleissa ehdokkaat voivat muodostaa vaaliliittoja muiden ehdokkaiden kanssa. Liitot puolestaan voivat muodostaa vaalirenkaita muiden vaaliliittojen kanssa. Voit olla suoraan yhteydessä siihen edustajistoryhmään, jonka vaalilistalle haluat mukaan.

Edustajistovaaleissa pääset äänestämään sähköisesti. Se on helppoa ja nopeaa! Tunnistautumiseen tarvitset yliopiston käyttäjätunnuksesi. Tarkka äänestysaika julkaistaan vaalikuulutuksen yhteydessä vaalien alla.

Kun päätösasia tulee edustajiston käsittelyyn, se etenee yleensä seuraavasti:

• HYYn hallitus valmistelee päätettävää asiaa. Edustajistoryhmät voivat kysyä valmisteltavasta asiasta hallituksen jäseniltä.
• Asia esitellään edustajistoryhmien puheenjohtajille, jotka esittelevät asian omalle ryhmälleen.
• Edustajistoryhmät käyvät asian läpi kokouksissaan ja muodostavat mielipiteensä asiasta. Ryhmät voivat keskustella asiasta myös toisten ryhmien kanssa.

Jotkut hallituksen valmistelemat asiat, kuten päivitettävät asiakirjat, käyvät kommenttikierroksella edustajistoryhmillä. Hallitus tekee lopullisen esityksensä edustajistolle ryhmien kommenttien pohjalta. 

• Asia käsitellään valmisteluvaliokunnan kokouksessa. Valmisteluvaliokunta voi tehdä muutoksia edustajiston kokouksen pohjaesityksiin.
• Edustajistoryhmät tapaavat keskenään vielä ennen edustajiston kokousta ja sopivat työnjaosta kokouksessa.
• Asia käsitellään edustajiston kokouksessa.

Jokaisessa käsittelyvaiheessa kannattaa osallistua aktiivisesti oman ryhmän keskusteluun, jotta saat oman äänesi kuuluviin. Myös yhteistyö muiden ryhmien kanssa on usein tehokasta ja parantaa mahdollisuuksia saada omat asiat läpi edustajiston kokouksessa!

Edustajiston kokoukset ovat toisinaan pitkiä. Kokoukseen kannattaa siis ottaa tietokoneen ja laturin lisäksi myös pientä evästä. Edustajistoryhmät istuvat usein lähekkäin oman ryhmänsä kanssa ja viestivät keskenään kokouksen asioista. Edustajiston kokouksissa on tulkit ruotsin- ja englanninkielisille edustajille. Jos ryhmässänne on tarve tulkille edustajiston kokouksissa, olkaa hyvissä ajoin yhteydessä pääsihteeriimme. 

Kokouksessa asiat käsitellään esitylistan mukaisessa järjestyksessä. Puheenjohtaja antaa ohjeet kokouksen käytännön asioihin, kuten puheenvuorojen pyytämiseen ja enimmäispituuteen. Kuka tahansa edustajiston jäsen voi pyytää puheenvuoron kokouksessa.