Tahdotko juhlia vappua järjestötiloissa?
UUTINEN
Perinteisesti vastaus on ollut, että et saa. Tänä vuonna tähän voidaan mahdollisesti tehdä poikkeuksia. Kerää kokoon yhden talon järjestöt, suunnitelkaa turvallinen ja hallittu tapahtuma ja toimittakaa ehdotus HYYlle viimeistään 5.4. ja tapahtumanne voi olla mahdollinen!
Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan järjestötiloissa tapahtumien järjestäminen 30.4.–1.5. on lähtökohtaisesti kiellettyä. Syynä tähän on erityisesti turvallisuus.
Jos jokaisessa HYYn järjestötilassa järjestettäisiin samanaikaisesti yksittäisen tilan maksimikapasiteetin kokoinen tapahtuma, koko talon paloturvallisuusrajat ylittyvät varmasti. Varsinkin Uuden ylioppilastalon keskeinen sijainti saattaa myös entisestään vaikeuttaa kulunvalvontaa vappuna, kun opiskelijoita ja muuta kulkijaa on liikkeellä tavallista enemmän. Ihmismäärä voi helposti nousta hallitsemattomaksi, ja juhlat voisivat karata järjestäjien hallinnasta. Tästä syystä juhlien järjestäminen on vappuna ollut kielletty.
Järjestötilojen käyttöön tulee suuria muutoksia tämän vuoden syksynä, ja tiloissa pitkään toimineet ja vakiintuneet opiskelijajärjestöistä koostuvat klusterit tullaan lakkauttamaan. Tulevaisuudessa järjestötilat ovat laajemmin eri käytäntein varattavaa yhteiskäyttötilaa, eikä kukaan järjestö hallitse yksin mitään tiettyä tilaa.
Olemme saaneet järjestöiltä yhteydenottoja, voisiko tänä vuonna kuitenkin järjestää vapputapahtumia järjestötiloissa, kun tiloista joudutaan luopumaan pian vapun jälkeen. Ymmärrämme tämän tarpeen, ja tahdomme mahdollistaa tänä vuonna poikkeuksellisesti vapputapahtumien järjestämisen järjestötiloissa, mutta meidän on voitava varmistua siitä, etteivät tapahtumat muodosta turvallisuusriskiä.
Tänä vuonna on mahdollista järjestää yksi vapputapahtuma jokaisella rakennuksella, jossa on HYYn järjestötiloja. Tapahtuman tulee olla luonteeltaan sellainen, että kaikki järjestämiseen mukaan haluavat järjestöt kyseisestä rakennuksesta voivat osallistua sen toteuttamiseen. Käytännössä siis järjestöjen yhteenliittymä voi järjestää ns. koko talon bileet, kerrossitsit tai jotain pienimuotoisempaa. Alina-sali ei ole käytössä tapahtumaa varten. Tätä varten järjestöjen yhteenliittymän on toimitettava meille viimeistään 5.4. suunnitelma tapahtumasta, joka sisältää kattavan kuvauksen tapahtuman luonteesta ja kulusta, turvallisuusuhkien huomioimisesta, kulunvalvonnan järjestämisestä ja listauksen osallistuvista järjestöistä.
HYY pidättää oikeuden hyväksyä tai olla hyväksymättä meille toimitettua suunnitelmaa. Vain hyväksytyn tapahtuman järjestäminen on vappuna mahdollista järjestötiloissa.
Jotta tilaisuus voidaan hyväksyä, siihen on hankittava viralliset järjestyksenvalvojat. Muuten emme koe, että tapahtumaa voi järjestää turvallisesti vappuna. Järjestyksenvalvojilla tulee olla järjestyksenvalvojakortit. HYYltä voi pyytää referenssiä järjestyksenvalvonnan tilaamisesta ulkoisilta toimijoilta.
Tapahtumalla on oltava yksi vastuussa oleva järjestö ja yksi nimetty vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö on vastuussa tapahtuman kulusta, ja mm. tapahtuman keskeyttämisestä tarvittaessa. Vastuujärjestö on HYYn suuntaan velvollinen korvaamaan mahdolliset kiinteistölle tai irtaimistolle koituvat vahingot.
Uuden ylioppilastalon osalta tapahtuma/tapahtuman järjestelyt voivat alkaa aikaisintaan 30.4. klo 17.00.
Hakemukset voi toimittaa osoitteeseen janne.saranpaa@hyy.fi. Hakemukset tulee toimittaa viimeistään 5.4.2026. Voimme myöntää luvan hyvälle hakemukselle jo ennen hakemusten viimeistä määräpäivää.
Lisätietoja
Janne Saranpää
asiantuntija (järjestöt)
janne.saranpaa@hyy.fi
