HUS dataskyddsbeskrivning
HYYn tietosuojailmoitus
HUS dataskyddsbeskrivning
Personuppgifter som behandlas av Helsingfors universitets studentkår (HUS) delas in i följande grupper:
- Uppgifter om studenten i studentregistret
- Data som samlas in i samband med organiseringen av studentkårens förvaltning: Delegation, övriga förtroendeuppdrag, förvaltningens studentrepresentanter, personal, barnpassningsservicen Lilla HUS och passersystemet
- Studentkårens övriga verksamhet och service
Uppgifter om studenten i studentregistret
Helsingfors universitets studentkår är ett offentligrättligt samfund som regleras av universitetslagen. Alla studenter som avlägger en grundexamen vid Helsingfors universitet är medlemmar i studentkåren. Studentkåren kan godkänna också andra studerande vid universitetet som medlemmar. Universitetet upprätthåller ett studentregister, som också fungerar som studentkårens medlemsregister enligt principerna ovan. Studentkåren har ingått ett separat avtal med universitetet om att i sin verksamhet använda medlemsregistret som finns i samband med studentregistret. Uppgifterna används i samband med medlemsärenden för att kontrollera medlemskap, sprida information och för att hålla kontakt med medlemmarna. Ändamålet är att uppfylla de krav som lagen ställer och att erbjuda service.
Behandlingsgrund
Behandlingen av uppgifter grundar sig på EU:s dataskyddsförordning (2016/679) eller på i denna fråga tillämpbar reglering i nationell lagstiftning samt på gällande avtal mellan studentkåren och Helsingfors universitet om överlämning och användning av uppgifter.
- betalning av medlemsavgift: Universitetslagen (558/2009) 46§
- kontroll av valbarhet i delegationsval samt för de som invalts i delegationen under delegationsperioden
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. c): behandlingen är nödvändig för att registerhållaren ska uppfylla det lagstadgade kravet
- Universitetslagen (558/2009) 46.6 §
- Statsrådets förordning om universiteten (770/2009) 4 §
- uppställning av medlemmar i röstlängden för delegationsval (rösträtt):
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. c): behandlingen är nödvändig för att registerhållaren ska uppfylla det lagstadgade kravet
- Universitetslagen (558/2009) 46.6 §
- Statsrådets förordning om universiteten (770/2009) 4 §
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b): behandlingen är nödvändig för att kunna tillämpa ett avtal där den registrerade fungerar som avtalspart, eller för att kunna genomföra åtgärder på begäran av den registrerade före ett avtal ingås
- kontroll av behörighet att representera studenterna i universitetets förvaltningsorgan både vid val och under mandatperioden:
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. e): behandlingen är nödvändig för att utföra ett uppdrag av allmänintresse eller för att nyttja registerhållarens rätt till offentlig makt
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. c): behandlingen är nödvändig för att registerhållaren ska uppfylla det lagstadgade kravet
- Universitetslagen (558/2009) 46.2 §
- för att utföra övriga lagstadgade och av studentkårens egna regler bestämda uppdrag, administrera medlemskap och försäkra effektiv service, då man vid behov skickar studentkort, Ylioppilaslehti/Studentbladet, inbjudningar, informationsblad, arbetsintyg eller intyg på förtroendeuppdrag till medlemmarna:
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b): behandlingen är nödvändig för att kunna tillämpa ett avtal där den registrerade fungerar som avtalspart, eller för att kunna genomföra åtgärder på begäran av den registrerade före ett avtal ingås
- EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. c): behandlingen är nödvändig för att registerhållaren ska uppfylla det lagstadgade kravet
- Arbetsavtalslagen (55/2001) 6 Kap 7 §
Kontaktperson
Ansvarsperson: Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Kontaktperson: Helsingfors universitets studentkårs ekonomi- och servicechef (hallinto@hyy.fi)
Personuppgiftsgrupper
Studentkåren behandlar följande uppgifter via studentregistret:
- medlemmens grunduppgifter (bl.a. studentnummer, personbeteckning, namn och kontaktuppgifter)
- medlemmens studierätter
- medlemmens läsårsanmälningar
- medlemmens erlagda medlemsavgifter
- anteckningar om mottagna lärsårsdekaler
- nationsmedlemskap
Uppgifternas ursprung: Medlemmen lämnar uppgifter om sig själv. Helsingfors universitet lämnar uppgifter om studierätter.
Förvaringstid: Studentkåren sparar inte uppgifter, utan behandlar dem enbart.
Uppgifterna behandlas av studentkårens tjänstemän inom ramen för sin befattning och sina befogenheter.
Rätt till åtkomst, rättelse, radering, begränsning, invändning
Alla krav som gäller rättelse eller radering av uppgifter ska riktas till Helsingfors universitet. En medlem i Helsingfors universitets studentkår har inte rätt att kräva att tillgången till medlemsuppgifterna begränsas för Helsingfors universitets studentkår.
Besvärsrätt till kontrollmyndigheten
Dataskyddsombud: tietosuoja@om.fi.
Principer för skydd av personuppgifter
Studentkåren lagrar i huvudsak inte uppgifterna, utan behandlar dem enbart. Uppgifterna behandlas via en säker uppkoppling till Helsingfors universitets studentregister. Uppgifterna kan vid behov sparas för att uppfylla lagstadgade krav.
Uppgifter som samlas in i samband med organiseringen av förvaltningen vid Helsingfors universitets studentkår
- Delegationen
Behandlingens ändamål
Delegationen utövar högsta beslutanderätt vid Helsingfors universitets studentkår. Uppgifter om medlemmar som kandiderar för en plats i delegationen vid Helsingfors universitets studentkår används för att ordna öppna val för alla medlemmar vid Helsingfors universitets studentkår. På basis av valresultatet bildas delegationen inklusive suppleanter. Uppgifter om delegationsmedlemmarna används för att organisera verksamheten inom delegationen och delegationsgrupperna.
Behandlingsgrund
Dataskyddsförordningen artikel 6 punkt 1 led e). Dataskyddslagen 4.1 § punkt 1. Universitetslagen 46.6 § och Statsrådets förordning om universiteten 4 §. För kandidatens eller delegationsmedlemmens eventuella politiska åsikt dataskyddsförordningens artikel 9 punkt 2 led e).
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Namn, personbeteckning, fakultet, adress, telefonnummer, e-postadress, valförbundets namn, namn på valförbundets representant samt suppleanter. I kandidatlistorna presenteras namnen enligt valförbund. I delegationens medlemslista presenteras uppgifterna om valresultatet enligt kandidat och valförbund.
Grupper som tar del av personuppgifter
Uppgifter om namn och valförbund för de personer som ställer upp i delegationsval publiceras på adressen hus.fi. De som deltar i valarrangemangen och de arbetstagare som sköter delegationens verksamhet har tillgång till kontaktuppgifter. Delegationens medlemslista finns på adressen hus.fi och delegationens möten streamas öppet på internet.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Blanketter för kandidatanmälan, kandidatkombinationer, centralvalnämndens och delegationens mötesdokument arkiveras bestående. Inspelningarna från delegationens möten på internet sparas tillsvidare för att försäkra transparensen vid beslutsfattandet.
- Övriga förtroendevalda
Behandlingens ändamål
Studentkåren har som självständigt organ rätt att besluta om den interna förvaltningen på det sätt man anser vara bäst. Då man fattar beslut om förvaltningsorganens sammansättning samlas personuppgifter i syfte att organisera förvaltningen.
Behandlingsgrund
Dataskyddsförordningen artikel 6 punkt 1 led e). Dataskyddslagen 4.1 § punkt 1. Universitetslagen 46.6 §. För kandidatens eller delegationsmedlemmens eventuella politiska åsikt dataskyddsförordningens artikel 9 punkt 2 led e).
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Namn, delegationsgrupp, studentnummer, fakultet, adress, telefonnummer, e-postadress, position i förvaltningsorganet, titel, dieter. För en del av förtroendeuppdragen betalas arvode. För att kunna betala ut arvodet samlas följande information in om personerna: bankuppgifter, personbeteckning, skattekort.
Grupper som tar del av personuppgifter
Namn och e-postadresser för de personer som innehar förtroendeuppdrag finns på adressen hus.fi. De övriga uppgifterna är tillgängliga för de personer som deltar i studentkårens förvaltning.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifter sparas för varje enskilt förvaltningsorgan enligt mandatperiodens längd, varefter sådan information som inte arkiveras förstörs. Dokumentation, som uppkommer inom studentkårens förvaltning och i vilken ingår uppgifter om personer som deltagit i förvaltningen, arkiveras bestående.
- Förvaltningens studentrepresentanter
Behandlingens ändamål
Till studentkårens lagstadgade uppgifter hör att utse studentrepresentanter i de förvaltningsorgan vid Helsingfors universitet som avses i Universitetslagen 3 kapitel. Vid beslut om studentrepresentanter samlas personuppgifter in för att utse och hålla kontakt med dessa personer.
Behandlingsgrund
Dataskyddsförordningen artikel 6 punkt 1 led e). Dataskyddslagen 4.1 §. Universitetslagen 46.2 §.
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Namn, e-postadress. Personbeteckning eller studentnummer endast för granskning av personens behörighetskrav.
Grupper som tar del av personuppgifter
Namn och e-postadresser för de personer som innehar förtroendeuppdrag finns på adressen halloped.fi. De övriga uppgifterna är tillgängliga för de personer som deltar i studentkårens förvaltning. Personbeteckning/studentnummer raderas efter granskningsprocessen.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifter sparas för varje enskilt förvaltningsorgan enligt mandatperiodens längd, varefter sådan information som inte arkiveras förstörs. Dokumentation, som uppkommer inom Helsingfors universitets studentkårs förvaltning och i vilken ingår uppgifter om de studentrepresentanter som deltagit i förvaltningen, arkiveras bestående.
- Personal
Behandlingens ändamål
För att uppfylla de skyldigheter som ställs på arbetsförhållanden samlas och sparas personuppgifter om de anställda.
Behandlingsgrund
Lagstadgade skyldigheter i anknytning till arbetsförhållanden. Dataskyddsförordningen artikel 6 punkt 1 led b) och c). För specifika personuppgiftsgrupper artikel 9 punkt 2 led b).
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Namn, personbeteckning, adress, e-post, telefonnummer, medlemskap i fackförbund (om medlemsavgiften betalas i samband med lönen), dieter, bokföring av arbetstid, bankuppgifter, skattekort.
Grupper som tar del av personuppgifter
Arbetstagarnas namn och bild (bild med arbetstagarens samtycke) finns på adressen hus.fi i samband med personalen kontaktuppgifter. Övriga uppgifter är tillgängliga för arbetsgivarens representanter. Studentkåren köper in löneräkningsservice och en del av de lagstadgade personaltjänsterna av affärsföretaget Ylva, som ägs av studentkåren.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifter sparas enligt det som stadgas i lag, varefter sådan information som inte arkiveras förstörs. En anteckning om de personer som varit anställda vid Helsingfors universitets studentkår sparas i studentkårens arkiv.
- Barnpassningsservicen Lilla HUS
Behandlingens ändamål
Uppgifterna används för att garantera att den barnpassningsservice som upprätthålls av studentkåren fungerar tryggt och ansvarsfullt.
Behandlingsgrund
Den registrerade vårdnadshavarens samtycke.
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs ekonomi- och servicechef (hallinto@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Uppgifter: barnets namn, födelsetid, allergier, vårdnadshavarens namn, telefonnummer, e-postadress, hemkommun. Vårdnadshavaren kan dessutom frivilligt uppge annan information om faktorer som inverkar på vården av barnet. Uppgifterna sparas manuellt på en kundinformationsblankett.
Grupper som tar emot personuppgifterna
Uppgifterna är konfidentiella och enbart barnskötarna har tillgång till uppgifterna.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Uppgifter lämnas inte ut till utomstående.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifterna raderas senast två år efter att vårdavtalet har upphört.
- Fastigheternas elektroniska passersystem
Behandlingens ändamål
Användning och övervakning av de utrymmen som är i studentkårens besittning, för att bättre kunna ansvara för upprätthållandet av och tryggheten i fastigheterna samt för att kunna förebygga missbruk och brottslighet. Med hjälp av det elektroniska passersystemet upprätthålls ordningen och processen att ställa ansvariga till svars vid fall av skadegörelse underlättas.
Behandlingsgrund
EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b).
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs ekonomi- och servicechef (hallinto@hyy.fi)
Beskrivning av de registrerades grupper och personuppgiftsgrupper
Namn, grund för passertillstånd (bland annat arbetsförhållande, förtroendeuppdrag, avtal om föreningsutrymme) samt utrymmen till vilka passertillstånd har beviljats och tillståndets giltighetstid.
Grupper som tar del av personuppgifter
Studentkårens anställda inom ramen för sina arbetsuppgifter. Myndigheter, vid behov till exempel polisen.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifterna sparas högst sex (6) månader efter att passertillståndet upphört att gälla. Användarlistor, som gjorts upp av föreningar som är verksamma inom HUS enligt avtal om användning av föreningslokaler, sparas två (2) veckor efter att passertillståndet upphört att gälla.
Övrig verksamhet och service inom studentkåren
Behandlingens ändamål
Helsingfors universitets studentkår arrangerar evenemang och annan informell verksamhet, upplåter verksamhetslokaler och hyr ut saker samt ger råd, håller kontakt till studentföreningar och andra berörda parter, ingår avtal, verkställer enkäter, upprätthåller e-postlistor och belönar till exempel framstående medlemmar, föreningsaktiva, undervisningspersonal och alumner. Uppgifter som samlas i samband med denna verksamhet används för att möjligast ändamålsenligt kunna förverkliga praktiska arrangemang och erbjuda service.
Samlade behandlingsgrunder
EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b).
Personuppgiftsgrupper
Inom ramen för studentkårens informella verksamhet samlas uppgifter som är nödvändiga för verksamheten utgående från verksamhetens behov.
- Uppgifternas ursprung: Personen själv
- Förvaringstid: Dokumentation som uppkommer inom studentkårens förvaltning arkiveras bestående.
- Möjliga mottagare: Evenemangets och verksamhetens arrangörer, nödvändig förvaltningspersonal
- Möjliga överföringar till tredjeländer: Uppgifter kan sparas eller överföras till tredjeländer med ett tekniskt verktyg om detta är ändamålsenligt.
Behandlingsgrunder och personuppgiftsgrupper
- Föreningsuppgifter: uppgifter om föreningarnas ansvarspersoner
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b).
Uppgifter: namn, e-postadress och telefonnummer till föreningens ordförande eller annan kontaktperson. Uppgifter om föreningens e-postadress, gatu-/postadress samlas också (kan vara samma som ordförandens eller någon annan styrelsemedlems uppgifter). Dessutom samlas namn och e-postadresser för viceordförande, styrelsemedlemmar, kassör och andra föreningsaktiva, som frivilligt uppger sina uppgifter.
- Evenemangsuppgifter: uppgifter om inbjudna och deltagare (skolningar och andra evenemang)
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b), för uppgifter om allergier EU:s förordning 2016/679 9 art 2 a).
Uppgifter: namn. telefonnummer, e-postadress, eventuell förening, titel, position inom föreningen, dieter, allergier, namn på avec och vid behov betalningsuppgifter.
- Uppgifter om samarbetspartner/avtalspartner
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. b), för uppgifter om allergier EU:s förordning 2016/679 9 art 2 a).
Uppgifter: kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer. Vid evenemang även dieter, förening eller företag, position i föreningen eller företaget samt allergier, namn på avec och vid behov betalningsuppgifter.
- Belöningar: Studentkårens utmärkelser
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. f) behandlingen är nödvändig för ändamål som rör den personuppgiftsansvariges eller en tredje parts berättigade intressen, om inte den registrerades intressen eller grundläggande rättigheter och friheter väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, särskilt när den registrerade är ett barn.
Uppgifter: kontaktuppgifter till de personer som föreslås och de som framlägger förslagen. Namn, e-postadresser, telefonnummer, titel, utbildningsområde, eventuell förening för de personer som föreslås få en utmärkelse samt kontaktuppgifter till den person som föreslår utmärkelsen inklusive motiveringar till förslaget. De personer som tidigare fått belöningar antecknas i en gemensam datafil, och därmed utvidgas databasen varje år.
- E-postlistor
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. a) den registrerade har gett sitt samtycke till att dennes personuppgifter behandlas för ett eller flera specifika ändamål.
Uppgifter: e-postadress och namn.
- Uppgifter som lämnats i enkäter
Grund: EU:s förordning 2016/679, 6 art. 1. a).
Uppgifter: namn (frivilligt), telefonnummer och e-postadress.
Rätt till åtkomst, rättelse, radering, begränsning, invändning
Den som deltar i studentkårens övriga verksamhet har rätt att själv få tillgång till de uppgifter som samlats om personen samt att rätta de fel som eventuellt finns i uppgifterna. Det är inte möjligt att kräva att uppgifterna raderas eller att behandlingen av dem begränsas under pågående verksamhet utan att personen samtidigt avsäger sig rätten att få ifrågavarande tjänst, produkt eller rättighet. Även i detta fall kvarstår alla de förpliktelser som personen ifråga omfattas av.
Överföring av uppgifter till tredjeländer
Vid behandling av uppgifter kan ett system eller en molntjänst, som sparar uppgifter utanför EU, användas. Om uppgifter överförs utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet förutsätter en överföring att ifrågavarande land kan garantera en tillräcklig nivå på dataskyddet eller att registerhållaren genom avtal eller på annan tillräcklig grund garanterar personernas rättsskydd och rättigheter med avseende på behandling av personuppgifter eller att den registrerade har gett sitt entydiga samtycke till överföringen.
Planerade tidsgränser för radering av uppgifter
Uppgifter sparas i varje enskilt fall den tid som är nödvändig för att förverkliga servicen eller verksamheten, varefter sådana uppgifter som inte arkiveras bestående raderas. Dokumentation, som uppkommer inom Helsingfors universitets studentkårs förvaltning, arkiveras bestående.
Kontaktperson
Helsingfors universitets studentkårs generalsekreterare (paasihteeri@hyy.fi)
Principer för skydd av personuppgifter
Personuppgifter kan samlas med en persons samtycke med hjälp av vilket verktyg som helst. De samlade uppgifterna behandlas, överförs och sparas enbart på motsvarande sätt som uppgifterna ursprungligen samlats in på, eller med hjälp av verktyg med högre skyddsgrad.