HYY:n tietosuojailmoitus

HYYn tietosuojailmoitus

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan (HYY) käsittelemät henkilötiedot jaetaan seuraaviin ryhmiin:

• Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä
• Ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot: Edustajisto, muut luottamustoimet, hallinnon opiskelijaedustajat, henkilökunta, lastenhoitopalvelu Pikku HYY ja kulunhallinta
• Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

 

Opiskelijan tiedot opiskelijarekisteristä

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta on yliopistolailla säädetty julkisoikeudellinen yhteisö, jonka jäseniä ovat kaikki Helsingin yliopistossa perustutkintoa suorittavat opiskelijat. Ylioppilaskunta voi hyväksyä jäsenikseen myös muita yliopiston opiskelijoita. Yliopisto ylläpitää opiskelijarekisteriä, joka toimii yllämainituin periaattein myös ylioppilaskunnan jäsenrekisterinä. Ylioppilaskunta käyttää erikseen yliopiston kanssa solvitun sopimuksen mukaan opiskelijarekisterin yhteydessä olevaan jäsenrekisteriään toiminnassaan. Tietoja käsitellään ylioppilaskunnan jäsenyyteen liittyvissä asioissa jäsenyyden tarkastamiseen, tiedottamiseen ja yhteydenpitoon. Tarkoituksena on lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen ja palveluiden tarjonta.

Käsittelyperuste

Tietojen käsittely perustuu EU:n tietosuoja-asetukseen (2016/679) tai kansallisen lainsäädännön kyseisessä asiassa sovellettavaan säännökseen sekä ylioppilaskunnan ja Helsingin yliopiston väliseen sopimukseen tietojen luovuttamisesta ja käyttämisestä.

• jäsenmaksun suorittaminen: YliopistoL (558/2009) 46 §
• vaalikelpoisuuden tarkistaminen edustajiston vaaleissa sekä edustajistoon valittujen kohdalla edustajistokauden aikana
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • YliopistoL (558/2009) 46.6 §
  • YliopistoA (770/2009) 4 §
• jäsenten merkitsemiseksi edustajistovaalien vaaliluetteloon (äänioikeus):
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • YliopistoL (558/2009) 46.6 §
  • YliopistoA (770/2009) 4 §
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b): käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
• kelpoisuuden tarkistaminen edustaa opiskelijoita yliopiston hallinnon toimielimissä valittaessa sekä hallintokauden aikana:
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. e): käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • YliopistoL (558/2009) 46.2 §
• muiden lakisääteisten ja ylioppilaskunnan omien sääntöjen määräämien tehtävien hoitamiseen, jäsensuhteen hallinnointiin ja palveluiden tehokkuuden varmistamiseksi, kun jäsenille lähetetään tarvittaessa opiskelijakortteja, Ylioppilaslehti/Studentbladet, kutsuja, tiedotteita, todistuksia työsuhteista tai luottamustoimista:
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b): käsittely on tarpeen sellaisen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä
  • EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. c): käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi
  • TyösopimusL (55/2001) 6 Luku 7 §

Yhteyshenkilö

Vastuuhenkilö: Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Yhteyshenkilö: Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan talouspäällikkö (hallinto@hyy.fi)

Henkilötietoryhmät

Ylioppilaskunta käsittelee opiskelijarekisterin kautta seuraavia tietoja:

• jäsenen perustiedot (mm. opiskelijanumero, henkilötunnus, nimi ja yhteystiedot)
• jäsenen opinto-oikeudet
• jäsenen lukukausi-ilmoittautumiset
• jäsenen jäsenmaksusuoritukset
• merkinnät saaduista lukuvuositarroista
• jäsenyys osakunnassa

Tietojen alkuperä: Jäsen luovuttaa itseään koskevat tiedot. Helsingin yliopisto luovuttaa opinto-oikeuksia koskevat tiedot.

Säilytysaika: Ylioppilaskunta ei tallenna tietoja, ainoastaan käsittelee niitä.

Tietoja käsittelevät ylioppilaskunnan toimihenkilöt toimenkuvansa ja toimivaltuuksiensa puitteissa.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Kaikki tietojen oikaisuun tai poistamiseen liittyvät vaatimukset on osoitettava Helsingin yliopistolle. Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenellä ei ole oikeutta vaatia jäsentietojensa luovuttamisen rajoituksia Helsingin yliopiston ylioppilaskunnalle.

Valitusoikeus valvontaviranomaiselle

Tietosuojavaltuutettu: tietosuoja@om.fi.

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Ylioppilaskunta ei pääasiassa säilytä tietoja, vaan ainoastaan käsittelee niitä. Käsittely tapahtuu suojatulla yhteydellä Helsingin yliopiston opiskelijarekisteriin. Tietoja voidaan tarvittaessa tallentaa lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.

 

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan hallinnon järjestämisen yhteydessä kerättävät tiedot

1. Edustajisto

Käsittelyn tarkoitus

Edustajisto käyttää Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa. Edustajistoon ehdolla olevan Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenen tietoja käytetään kaikille Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan jäsenille avoimien vaalien järjestämiseen. Vaalituloksen perusteella muodostetaan edustajisto varajäsenineen. Valitun edustajiston tietoja käytetään edustajiston ja sen edustajistoryhmien toiminnan järjestämisteen.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §:n 1 kohta. Yliopistolain 46.6 § ja yliopistoasetuksen 4 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e) alakohta.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, henkilötunnus, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, vaaliliiton nimi, vaaliliiton edustajan ja varaedustajien nimet. Ehdokasluettelossa nimet vaaliliitoittain. Edustajiston jäsenlistassa on tiedot vaalituloksesta ehdokkaittain ja vaaliliitoittain.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Edustajistoon hakevien nimet ja vaaliliitot julkaistaan osoitteessa hyy.fi. Yhteystietoihin on pääsy vaalien järjestämiseen osallistuvilla ja niillä työntekijöillä, jotka huolehtivat edustajiston toiminnasta. Edustajiston jäsenlista on julkaistu osoitteessa hyy.fi ja edustajiston kokoukset suoratoistetaan internetissä kaikkien nähtäville.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Ehdokasilmoituslomakkeet, ehdokasyhdistelmät, keskusvaalilautakunnan kokousten dokumentit ja edustajiston kokousten dokumentit arkistoidaan pysyvästi. Edustajiston kokouksien nauhoitteita internetissä säilytetään päätöksenteon avoimuuden vuoksi toistaiseksi.

2. Muut luottamushenkilöt

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan itsehallintoon kuuluu oikeus päättää sisäisen hallinnon järjestämisestä parhaaksi katsotulla tavalla. Toimielinten kokoonpanoista päätettäessä kerätään henkilötietoja hallinnon järjestämiseksi.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §:n 1 kohta. Yliopistolain 46.6 §. Ehdokkaan tai edustajiston jäsenen mahdollisen poliittisen mielipiteen osalta tietosuoja-asetuksen 9 artiklan 2 kohdan e) alakohta.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, edustajistoryhmä, opiskelijanumero, tiedekunta, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, asema elimessä, titteli, ruokavaliot. Osasta luottamustoimista maksetaan palkkioita. Näissä tapauksissa henkilöistä kerätään palkkion maksuun tarvittavat tiedot: pankkiyhteys, henkilötunnus, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Luottamustoimissa toimivien nimet ja sähköpostiosoitteet ovat nähtävillä osoitteessa hyy.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallintoon osallistuneiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

3. Hallinnon opiskelijaedustajat

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan lakisääteisiin tehtäviin kuuluu opiskelijoiden edustajien nimeäminen Yliopistolain 3 luvussa tarkoitettuihin Helsingin yliopiston toimielimiin. Opiskelijaedustajista päätettäessä kerätään henkilötietoja näiden henkilöiden nimeämiseksi ja yhteydenpidon järjestämiseksi.

Käsittelyperuste

Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e) alakohta. Tietosuojalain 4.1 §. Yliopistolain 46.2 §.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, sähköpostiosoite. Henkilötunnus tai opiskelijanumero niissä tapauksissa, kun täytyy tarkistaa henkilön kelpoisuusvaatimus.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Luottamustoimissa toimivien nimet ja sähköpostiosoitteet ovat nähtävillä osoitteessa halloped.fi. Muut tiedot ovat ylioppilaskunnan hallintoon osallistuvien käytettävissä. Henkilötunnus/opiskelijanumero hävitetään tarkistusprosessin jälkeen.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa toimielimen kauden ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio, sisältäen myös hallinnon opiskelijaedustajina toimineiden tietoja, arkistoidaan pysyvästi.

4. Henkilökunta

Käsittelyn tarkoitukset:

Työsuhteisiin liittyvien velvoitteiden täyttämiseksi työntekijöistä kerätään ja säilytetään henkilötietoja.

Käsittelyperuste

Työsuhteisiin liittyvät lakisääteiset velvoitteet. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b) ja c) alakohdat. Erityisten henkilötietoryhmien osalta 9 artiklan 2 kohdan b) alakohta.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, henkilötunnus, osoite, sähköposti, puhelinnumero, ammattiliittoon kuuluminen (jos jäsenmaksu maksetaan palkanmaksun yhteydessä), ruokavaliot, työaikakirjanpito, pankkiyhteys, verokortti.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät:

Työntekijöiden nimet ja kuvat (kuva työntekijän suostumuksella) ovat nähtävillä osoitteessa hyy.fi yhteydenottoja varten. Muut tiedot ovat työnantajan edustajien käytettävissä. Ylioppilaskunta on ulkoistanut palkanlaskennan ja osan lakisääteisistä henkilöstöön kuuluvista velvoitteista ylioppilaskunnan omistaman liiketoiminnan Ylvan tehtäväksi.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään lainsäädännön määräämän ajan, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan työntekijöinä toimineista jää merkintä ylioppilaskunnan arkistoitavaan materiaaliin.

5. Lastenhoitopalvelu Pikku HYY

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan ylläpitämän lastenhoitopalvelun toiminnan järjestäminen turvallisesti ja vastuullisesti.

Käsittelyperuste

Rekisteröidyn huoltajan suostumus.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan talouspäällikkö (hallinto@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Tiedot: lapsen nimi, syntymäaika, allergiat, huoltajan nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kotikunta. Lisäksi huoltaja saa vapaaehtoisesti ilmoittaa muita lapsen hoitoon vaikuttavia tekijöitä. Tiedot säilytetään manuaalisesti asiakastietokaavakkeilla.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Tiedot ovat luottamuksellisia ja ovat vain lastenhoitajien käytettävissä.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietoja ei luovuteta ulkopuolelle.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tiedot hävitetään vähintään kahden vuoden kuluttua hoitosuhteen päättymisen jälkeen.

6. Kiinteistöjen kulunhallinta

Käsittelyn tarkoitukset:

Ylioppilaskunnan hallinnassa olevien tilojen käyttö ja valvonta, jotta voidaan paremmin vastata kiinteistöjen ylläpidosta ja turvallisuudesta sekä ehkäistä mahdollisia väärinkäytöksiä ja rikollisuutta. Sähköisen kulunhallintajärjestelmän avulla huolehditaan järjestyksen ylläpidosta ja voidaan edesauttaa vahinkoa aiheuttaneiden vastuuseen saattamisessa.

Käsittelyperuste

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b).

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan talouspäällikkö (hallinto@hyy.fi)

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Nimi, kulkuoikeuden peruste (muun muassa työsuhde, luottamustoimi, järjestötilasopimus) sekä tilat, joihin kuluoikeus on myönnetty ja kulkuoikeuden kesto.

Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät

Ylioppilaskunnan työntekijät toimenkuviensa puitteissa. Viranomaiset, kuten poliisi, tarpeen niin vaatiessa.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kulkuoikeuden päättymisen jälkeen korkeintaan kuusi (6) kuukautta. HYYn piirissä toimivien järjestöjen toimittamia järjestötilasopimuksen mukaisia käyttäjäluetteloita säilytetään kuusi (6) kuukautta niiden vastaanottamisesta.

 

Muu ylioppilaskunnan toiminta ja palvelut

Käsittelyn tarkoitus

Helsingin yliopiston ylioppilaskunta järjestää tapahtumia ja muuta vapaamuotoista toimintaa, osoittaa toimitiloja ja vuokraa tavaroita sekä antaa neuvontaa, pitää yhteyttä opiskelijayhdistyksiin ja muihin sidosryhmiin, solmii sopimuksia, laatii kyselyitä, ylläpitää sähköpostilistoja ja palkitsee muun muassa ansioituneita jäseniä, järjestöaktiiveja, opetushenkilökuntaa ja alumneja. Näiden toimintojen yhteydessä kerättyjä tietoja käytetään käytännön järjestelyjen mahdollisimman tarkoituksenmukaiseksi toteuttamiseksi ja palvelujen tarjoamiseksi.

Käsittelyperusteet kootusti

EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b).

Henkilötietoryhmät

Ylioppilaskunnan vapaamuotoisessa toiminnassa kerätään tapauskohtaisesti tietoja, jotka ovat tarpeellisia toiminnan kannalta.

• Tietojen alkuperä: Henkilöltä itseltään
• Säilytysaika: Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio arkistoidaan pysyvästi.
• Mahdolliset vastaanottajat: Tapahtuman ja toiminnan järjestävät toimijat, tarpeellinen hallintohenkilökunta
• Mahdolliset siirrot kolmansiin maihin: Tietoja voidaan tallentaa tai siirtää kolmansiin maihin teknisellä välineellä tarkoituksenmukaisuuden vuoksi.

Käsittelyperusteet ja henkilötietoryhmät

1. Järjestötiedot: järjestöjen vastuuhenkilöiden tietoja

Peruste:
EU:n asetus 2016/679, 6 art. 1. b).

Tiedot: järjestön hallituksen puheenjohtajan tai muun yhteydenpidosta huolehtivan nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Kerätään myös järjestön sähköpostiosoite ja katu-/postiosoite, jotka voivat olla samat kuin puheenjohtajan tai muun hallituksen jäsenen. Lisäksi kerätään varapuheenjohtajan, hallitusten jäsenten, taloudenhoitajan ja muiden vapaaehtoisesti ilmoitettavien aktiivien nimet ja sähköpostiosoitteet.

B.      Tapahtumatiedot: kutsu-ja osallistujatiedot (koulutuksista ja muista tapahtumista)

Peruste: EU:n asetus 2016/679 6 art 1. b), allergiatietojen osalta EU:n asetus 2016/679 9 art 2 a).

Tiedot: nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite, mahdollinen taustajärjestö, titteli, asema yhdistyksessä, ruokavaliot, allergiat, avecin nimi ja tarvittaessa maksutieto.

C.      Tiedot yhteistyökumppaneista/sopimuskumppaneista

Peruste: EU:n asetus 2016/679  6 art 1. b) , allergiatietojen osalta EU:n asetus 2016/679 9 art 2 a).

Tiedot: yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero. Tapahtumissa myös ruokavaliot, järjestö tai yritys, asema järjestössä tai yrityksessä ja allergiat, avecin nimi ja tarvittaessa maksutieto.

D.     Palkitsemiset: Ylioppilaskunnan huomionosoitukset

Peruste: EU:n asetus 2016/679 6 art 1. f) käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi milloin henkilötietojen suojaa edellyttävät rekisteröidyn edut tai perusoikeudet ja -vapaudet syrjäyttävät tällaiset edut, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.

Tiedot: ehdotettavan henkilön tietoja sekä esittäjien tietoja, jotta heihin voidaan olla yhteydessä. Huomionosoitusten saajiksi ehdotettujen nimet, sähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, titteli, koulutusala, mahdollinen taustajärjestö ja esittäjän perustelut huomionosoitukselle ja esittäjän yhteystiedot. Aiempina vuosina palkitut merkitään yhteiseen tiedostoon, jolloin tietokanta laajenee joka vuosi.

E.      Sähköpostilistat

Peruste: EU:n asetus 2016/679 6 art 1. a) rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten

Tiedot: sähköpostiosoite ja nimi.

F.      Kyselyissä annetut tiedot

Peruste: EU:n asetus 2016/679 6 art 1. a)

Tiedot: nimi (vapaaehtoisesti), puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Pääsyoikeus, oikaisuoikeus, poistamisoikeus, rajoittamisoikeus, vastustamisoikeus

Ylioppilaskunnan muuhun toimintaan osallistuvalla on oikeus saada itselleen hänestä kerätyt tiedot sekä oikaista niissä mahdollisesti ilmenevät virheet. Tietoja ei voi vaatia poistettavaksi tai niiden käsittelyä rajoitettavaksi niin kauan kuin toiminta kestää ilman, että henkilö samalla luopuu oikeudestaan saada kyseinen palvelu, tuote tai oikeus. Tässäkin tapauksessa kaikki kyseisen henkilön tuohon ajankohtaan mennessä syntyneet sitoumukset pysyvät.

Tietojen siirto kolmansiin maihin

Tietojen käsittelyyn voidaan käyttää järjestelmää tai pilvipalvelua, joka tallentaa tiedot EU:n ulkopuolelle. Mikäli tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirto edellyttää, että kyseisessä maassa taataan tietosuojan riittävä taso tai rekisterinpitäjä antaa sopimuslausekkein tai muulla tavoin riittävät takeet henkilöiden yksityisyyden ja oikeuksien suojasta tai rekisteröity on antanut yksiselitteisen suostumuksen siirtoon.

Tietojen poistamiseen suunnitellut määräajat

Tietoja säilytetään kussakin tapauksessa sen ajan kuin on tarpeen palvelun tai toiminnan suorittamiseksi, minkä jälkeen tuhotaan sellaiset tiedot, jotka eivät sisälly arkistoitavaan materiaaliin. Ylioppilaskunnan hallinnossa syntyvä dokumentaatio arkistoidaan pysyvästi.

Yhteyshenkilö

Helsingin yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteeri (paasihteeri@hyy.fi)

Henkilötietojen suojaamisen periaatteet

Henkilötietoja voidaan kerätä henkilön suostumuksella millä tahansa välineillä. Kerättyjä tietoja kuitenkin käsitellään, siirretään ja tallennetaan ainoastaan alkuperäistä keräysmenetelmää vastaavilla tai suojatummilla välineillä.