Fördelning av föreningslokaler 2020, uppdaterad 28.10.2020

Infotillfällena ordnas på distans under november. Minst en person från klustret deltar på minst ett infotillfälle.

Anmäl dig till tillställningen här.

Lokalinfo ordnas under följande tidpunkter:

• 5.11 kl. 17
• 11.11 kl. 17
• 16.11 kl. 17
• 23.11 kl. 17

Om du glömde att anmäla dig, Zoom länk är här.

På infotillfället gås igenom avtalsinnehåll, föreningslokalernas användningsreglemente och andra väsentliga  lokalanvändningsärenden.

Lokaldokumenter kan man granska nedan:

Avtal om föreningslokal
Reglemente för användning av HUS föreningslokaler
Lokalinfo slideshow

HUS styrelse har beslutat vid sitt möte 36 / 2020 (22.10.2020) om fördelning av föreningslokaler för 2021-2023 i enlighet med förslaget från ekonomidirektionen.

Den slutliga lokalfördelningen kan granskas här.

Underskrivning av föreningslokalavtal och andra åtgärder med anknytning till fördelning av föreningslokaler informeras senare.

Ekonomidirektionen beslutade på sitt möte 6/2020 (9.9) om egentliga förslaget till lokalfördelningen.

Förslaget ändrades inte från den preliminära versionen. HUS styrelse bekräftar lokalfördelningen i sitt möte 1.10.

Lokalfördelningen kan granskas här.

Ekonomidirektionens beslut kan överklagas genom att skicka ett överklagandebrev i skriftlig form till HUS styrelse inom 14 dygn från detta meddelandet (senast 24.9). Överklaganden kan skickas via e-post till hallinto@hyy.fi eller post till adressen Mannerheimsvägen 5 A, 2: a våningen, 00100 Helsingfors.

Tilläggsinformation
Ekonomidirektionsordförande
Taavi Heikkilä
taavi.heikkila@hyy.fi
050 595 0324

Ekonomidirektionen beslutade på sitt möte 5/2020 (26.5) om preliminärförslaget till lokalfördelningen. Förslaget är inte ännu en slutgiltig lokalfördelning. Preliminärförslaget till lokalfördelningen kan kommenteras av föreningarna fram till den 31 augusti.

Preliminärförslaget kommenteras skriftligt i elektronisk form men i övrigt fritt formulerat. Ni kan alltså skicka era kommentarer som meddelande eller epostbilaga till adressen jarjesto@hyy.fi. Ange rubriken ”Kommentar till lokalfördelningen <föreningens namn>”. Det är bra att nämna vilken förening som representeras även i kommentaren. Försenade kommentarer kan tyvärr inte beaktas på grund av tidtabells- och beredningsorsaker.

Ekonomidirektionen beslutar om lokalfördelningsförslaget som framläggs för styrelsens bekräftelse på höstens första möte den 10 september. Styrelsen godkänner den slutgiltiga lokalfördelningen.

Lokalfördelning 2020, premilinärförslag

Fördelningen av HUS föreningslokaler börjar den 16 mars 2020

HUS fördelar föreningslokaler för åren 2021–2023. Lokaler kan sökas av alla föreningar inom HUS som fyllt i sina uppgifter i systemet TAHLO. Ansökningen görs genom att fylla i ett ansökningsformulär och en lokalanvändningsenkät. Också de föreningar som har haft en av HUS föreningslokaler i fördelningsperioden 2019-2020 ska fylla i ett formulär för lokalfördelningen.

Ansökningsformuläret och enkäten ska fyllas i senast den 29 april kl. 15. På grund av den exceptionella situationen med servicekontorets öppettider och för att följa rekommendationen för att undvika fysisk kontakt kan vi bara acceptera lokalansökningarna i elektronisk form. Skicka formulären som pdf-filer till adressen jarjesto@hyy.fi. Försenade eller bristfälliga ansökningar behandlas inte.

Om du redan har fyllt applikationen för hand rekommenderar vi att ni skannar dokumentet med en skanner eller så kan ni också ta en bild av den sista sidan som har underteckningar och bifoga den till applikationen (applikationen ska vara i en pdf). Elektroniska signaturer med t.ex. Adobe eller annan e-signaturprogramvara accepteras också.

Ansökningsformulär (docx, laddas ner)
Ansökningsformulär (PDF, öppnas på en ny flik)
Lokalanvändningsenkät

Ekonomidirektionens beslut om principer och tidtabell för lokalfördelningen 2020

HUS ekonomidirektion utarbetar ett förslag utifrån föreningarnas önskemål och skickar ut det på remiss under sommaren.

Vid fördelningen av lokaler beaktas följande faktorer:

• föreningsverksamhetens omfattning och täckningsgrad bland HUS medlemmar
• lokalens lämplighet för föreningens verksamhet
• föreningens möjligheter att hitta lokaler som lämpar sig för verksamheten gratis på annat håll
• föreningens behov av lokaler
• hur föreningen tagit hand om sin lokal
• hur föreningen verkat i sin lokal

Tidtabell för lokalfördelningen:

• 16.3 fördelningsprocessen börjar
• 29.4 kl. 15 deadline för ansökningsformulär och lokalanvändningsenkäter – försenade eller bristfälliga ansökningar behandlas inte
• 26.5 Ekonomidirektionen fattar ett preliminärt beslut om lokalfördelningen
• 1.6–31.8 Ekonomidirektionens förslag skickas på remiss till föreningarna
• September: Ekonomidirektionen sammanträder i september och godkänner ett förslag som läggs fram för HUS styrelse för godkännande
• 1.1.2021 lokalfördelningen träder i kraft

Gemensam ansökan

Föreningar inom HUS kan ansöka om lokaler enskilt eller gemensamt, i båda fallen ska alla föreningar fylla i ett ansökningsformulär och en lokalanvändningsenkät.

I en gemensam ansökan lämnas alla ansökningar in tillsammans och ska åtföljas av ett dokument där det framgår vilka föreningar som söker lokal tillsammans och varför.

Vilka lokaler kan sökas?

Föreningarna kan ansöka om lokaler i A-trappan i Nya studenthuset, i Domus Gaudium och i Hub på Mechelingatan 3D. Kontorslokalen  som fungerat som ett förrådsrum i A-trappans 4 våning tas ur bruk på grund av hissprojektet, likaså det mindre förrådsrummet i 6. våningen som hittills använts av Valtsikan Speksi.

Vanliga frågor

Vad gör jag om min förening inte har en HUS-lokal? Måste vi fylla i lokalanvändningsenkäten?

Om din förening godkänts inom HUS och ni har fyllt i föreningens kontaktuppgifter, medlemsantal och beräkningsgrunden för medlemsantalet i Tahlo kan ni fylla i ett ansökningsformulär och söka en föreningslokal. Då behöver ni inte fylla i enkäten.

Vad gör vi om vi ordnade många samarbetsevenemang i fjol? Hur anger vi dem i enkäten?

Kom överens med de andra arrangörerna om vem som anger evenemanget som sitt eget, för att undvika att samma evenemang anges flera gånger.

Tilläggsinformation

Ekonomidirektionsordförande
Taavi Heikkilä
taavi.heikkila@hyy.fi
050 595 0324

Styrelsemedlem (föreningar)
Lovisa Hirvonen
lovisa.hirvonen@hyy.fi
050 543 9615

Sakkunnig (föreningar)
Jaakko Kalske
jaakko.kalske@hyy.fi
050 537 3798