11.10.2019

Det är igen dags för bokningsrundorna för dem som vill reservera Alinasalen!

Nu reserveras turer för våren 2020. På hösten hålls två egentliga bokningsrundor. Dessutom hålls en förhandsbokningsrunda. Vid de här bokningsrundorna kan man få reservera Alinasalen för sammanlagt två (2) kvällar våren 2020. Bokningarna görs med en skild elektronisk blankett för varje bokningsrunda.

För att få tillgång till salen det datum som man har reserverat måste man under samma kalenderår ha gått en kurs i användningen av Alinasalen. Kurser hålls igen i våren 2020. 

För användningen av Alinasalen gäller HUS användningsvillkor för festlokaler, som finns här.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender.

Förhandsbokningar 

På förhandsbokningsrundan kan föreningarna reservera lokalen innan de egentliga bokningsrundorna börjar. Förhandsbokningen gäller speciellt för årsfester, årsfestens efterfest och för evenemang som måste hållas något visst datum

Ifall en förening får en bokning av Alinasalen under förhandsbokningsrundan, kan föreningen inte ansöka under den första egentliga bokningsrundan, utan först under den andra egentliga rundan. 

De egentliga bokningsrundorna

Reserveringar görs under två bokningsrundor, vid varje runda kan man anhålla om att få använda salen en gång, ifall föreningen inte har någon beviljad förhandsbokning.

Föreningarna ska kontrollera vilka turer som är lediga i studentkårens elektroniska kalender. Om den som gör bokningen inte har kontrollerat när det finns lediga turer kan det påverka hur bokningarna prioriteras. Föreningen kan reservera bara en (1) tur på rundan, men alternativ på blanketten kan vara mera. Beslut om bokningar fattas av HUS Föreningsutskott tillsammans med den föreningsansvariga styrelsemedlemmen på utdelningsmötet som är öppet för studenkårsmedlemmarna efter varje bokningsrunda. Kontaktpersonen för reservationsönskemålet bör vara anträffbar när bokningarna utdelas om det uppstår behov av att kontakta föreningen under utdelningsprocessen. 

Försenade eller felaktigt gjorda reserveringar beaktas inte. Föreningarna strävas att ge något av de önskade datumen. Överlappande bokningsönskemål löses genom utlottning. Om föreningen inte kan garanteras något av de önskade datumen, rings kontaktpersonen upp i slutet av bokningsbehandlingen. Det vore bra för föreningarna att fundera ut alternativa tidpunkter försäkerhetsskull ifall de ursprungliga bokningsönskemålen inte kan uppfyllas.

 

Förhandsbokningsrunda 

Bokningstid från 14.10 kl. 12 till 20.10 kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett.
Bokningarna behandlas måndag 21.10 kl. 16-20, mötesrum Runeberg

Första bokningsrundan

Bokningstid från 22.10 kl. 12 till 27.10 kl. 23:59
Bokningarna görs med denna blankett.
Bokningarna behandlas måndag 28.10 kl. 16- 20, mötesrum Runeberg

Andra bokningsrundan

Bokningstid från 29.10 kl. 12.00 till 3.11 kl. 23:59.
Bokningarna görs med denna blankett: blanketten publiceras på veckan 43
Bokningarna behandlas måndag 4.11 kl. 16-20, mötesrum Runeberg

Bokningarna förs in i den elektroniska kalendern efter varje bokningsrunda och samtliga föreningar som ansökt om en bokning får ett meddelande per e-post. Bokningar i efterskott

Från och med 5.11 kan man höra sig för med HUS servicebyrå om ev. lediga turer. De lediga turerna syns i HUS evenemangskalender.

Mer information:

Föreningsutskottet
jarjestovaliokunta@hyy.fi

Lovisa Hirvonen
Föreningsutskottets ordförande
lovisa.hirvonen@helsinki.fi
0503652544