Tilajako 2020, päivitetty 28.10.2020

Tilainfoja pidetään marraskuun aikana. Jokaisesta klusterista vähintään yhden henkilön tulee osallistua vähintään yhteen tilainfoon.

Ilmoittaudu tilainfoon täällä.

Tilainfojen ajankohdat ovat:

• 5.11. klo 17
• 11.11. klo 17
• 16.11. klo 17
• 23.11. klo 17

Mikäli unohdit ilmoittautua, on tilainfojen Zoom-linkki myös varmuuden vuoksi tässä.

Infotilaisuudessa käydään läpi sopimuksen sisältö, järjestötilojen käyttöohjesääntö sekä muita olennaisia tilan käyttöön liittyviä asioita.

Tiloihin liittyviä asiakirjoja voit tarkastella allaolevien linkkien kautta:

Tilasopimus
Järjestötilojen käyttöohjesääntö
Tilainfon kalvot

HYYn hallitus on kokouksessaan 36 / 2020 (22.10.2020) päättänyt järjestötilojen jaosta vuosille 2021-2023 talousjohtokunnan esityksen mukaisesti.

Lopullista tilajakoa voit tarkastella täältä.

Tilasopimusten allekirjoittamisista sekä muista tilajakoon liittyvistä toimenpiteistä tiedotetaan myöhemmin.

Talousjohtokunta on kokouksessaan 6 / 2020 (9.9.) päättänyt tilajaosta hallitukselle vahvistettavaksi.

Esitys ei muuttunut alustavasta esityksestä. HYYn hallitus vahvistaa tilajaon kokouksessaan 1.10.

Tilajakoa voit tarkastella täältä.

Talousjohtokunnan päätökseen voi hakea muutosta toimittamalla hallitukselle kirjallinen muutoksenhakupyyntö perusteluineen 14 päivän kuluessa tästä päätöksen tiedoksiannosta (24.9. mennessä). Muutoksenhakupyynnöt toimitetaan joko sähköpostitse osoitteeseen hallinto@hyy.fi tai kirjeitse osoitteeseen Mannerheimintie 5 A, 2.krs, 00100 Helsinki.

Lisätietoja
Talousjohtokunnan puheenjohtaja
Taavi Heikkilä
taavi.heikkila@hyy.fi
050 595 0324

Talousjohtokunta on kokouksessaan 5 / 2020 (26.5.) päättänyt alustavasta tilajakoesityksestä. Tämä esitys ei ole vielä lopullinen tilajako. Järjestöt voivat halutessaan kommentoida alustavaa tilajakoesitystä 31.8. mennessä.

Alustavaa esitystä kommentoidaan kirjallisesti sähköisessä muodossa, mutta muutoin vapaamuotoisesti. Voitte siis lähettää kommenttinne sähköpostina tai sähköpostin liitteenä osoitteeseen jarjesto@hyy.fi. Merkitsethän sähköpostin otsikoksi ”Kommentti tilajakoon <järjestön nimi>”. Myös kommentissa on hyvä tuoda esiin, mitä järjestöä kommentissa edustetaan. Myöhässä lähetettyjä kommentteja ei valitettavasti aikataulu- ja valmistelusyistä voida ottaa huomioon.

Talousjohtokunta päättää syksyn ensimmäisessä kokouksessaan 10.9. tilajakoesityksestä vahvistettavaksi hallitukselle. Lopullisesti tilajaon hyväksyy hallitus.

Tilajako 2020, alustava esitys

HYYn järjestötilojen tilajako alkaa 16.3.2020

HYY jakaa järjestötilat vuosille 2021-2023. Tilaa voivat hakea kaikki HYYn piirissä toimivat järjestöt, jotka ovat täyttäneet tietonsa TAHLO-järjestelmään. HYYn järjestötilaa haetaan täyttämällä hakulomake ja tilankäyttökysely. Myös niiden järjestöjen, joilla on kuluvalla tilajakokaudella ollut HYYn järjestötila, tulee täyttää lomake tilajakoa varten.

Hakulomake ja tilankäyttökysely tulee täyttää 29.4. klo 15 mennessä. Johtuen poikkeustilanteesta palvelutoimiston fyysisessä aukiolossa ja muutoinkin noudattaen fyysisen kontaktin välttämistä, voimme ottaa vastaan vain sähköisesti tilahakemuksia. Lomakkeet toimitetaan .pdf –muotoisena osoitteeseen jarjesto@hyy.fi. Myöhästyneitä tai puutteellisia hakemuksia ei käsitellä.

Suosittelemme siis joko skannaamaan täytetyn hakemuksen, mutta vaihtoehtoina on esimerkiksi ottaa valokuva (laatu sellainen, että saa selvää) hakemuksen allekirjoitetusta viimeisestä sivusta ja liittää se hakemukseen mukaan (kuitenkin hakemus yhtenä pdf:nä). Sähköiset allekirjoitukset esim. Adobella tai muulla allekirjoitusohjelmalla ovat myös päteviä.

Hakulomake, docx-muoto (latautuu koneelle),
Hakulomake, PDF-muoto (avautuu uuteen välilehteen)
Tilankäyttökysely

Talousjohtokunnan päätös tilajaon periaatteista ja aikatauluista

HYYn talousjohtokunta koostaa esityksen järjestöjen toiveiden pohjalta ja lähettää sen kommenttikierrokselle kesäksi.

Tiloja jaettaessa otetaan huomioon seuraavat asiat:

• järjestön toiminnan laajuus ja kattavuus HYYn jäsenten keskuudessa
• tilan soveltuvuus järjestön toimintaan
• järjestön mahdollisuus saada toiminnalleen sopivia tiloja käyttöönsä muualta ilmaiseksi
• järjestön tarve toimintatilalle
• miten järjestö on huolehtinut tilastaan
• miten järjestö on toiminut tilassaan

Tilajaon aikataulu:

• 16.3. tilajako avautuu
• 29.4. klo 15:00 hakulomakkeiden ja tilankäyttökyselyjen deadline – myöhästyneitä tai puutteellisia hakemuksia ei käsitellä
• 26.5. Talousjohtokunta tekee alustavan päätöksen tilajaosta
• 1.6.-31.8. Talousjohtokunnan pohja järjestöjen kommenttikierroksella
• Syyskuu: Talousjohtokunta kokoontuu syyskuussa ja hyväksyy pohjan, joka esitetään HYYn hallitukselle hyväksyttäväksi
• 1.1.2021 tilajako astuu voimaan

Yhteishakemus

HYYn piirissä toimivat järjestöt voivat hakea tilaa yksin tai yhdessä, molemmissa tapauksissa tilahakemuslomake ja tilankäyttökysely tulee olla täytettynä kaikilta järjestöiltä.

Yhteishakemuksessa kaikki hakemukset toimitetaan yhdessä ja sen liitteenä tulee olla dokumentti, josta käy ilmi mitkä järjestöt hakevat tilaa yhdessä ja miksi.

Mitä tiloja on mahdollista hakea?

Järjestöt voivat hakea tilaa Uudelta Ylioppilastalon A-rapusta, Domus Gaudiumilta ja Mechelininkatu 3D:stä. Uuden ylioppilastalon A-rapusta poistuu käytöstä tulevan hissiprojektin tieltä 4. kerroksesta varastohuoneena toiminut toimistohuone sekä 6. kerroksesta pienempi varastohuone, jossa on tähän mennessä toiminut Valtsikan Speksi.

UKK

Mitä jos järjestölläni ei ole HYYn tilaa? Pitääkö meidän täyttää tilankäyttökysely?

Mikäli järjestösi on hyväksytty HYYn piirissä toimivaksi järjestöksi ja olette täyttäneet tahloon järjestön yhteystiedot, jäsenmäärän ja jäsenmäärän laskuperusteen, voitte täyttää hakulomakkeen ja hakea järjestötilaa. Tässä tilanteessa ei täytetä tilankäyttökyselyä.

Mitä jos järjestimme paljon yhteistyötapahtumia viime vuonna? Miten merkkaamme nämä tilankäyttökyselyyn?

Sopikaa tapahtuman järjestäjäosapuolien kanssa kuka merkitsee tapahtuman omakseen, jotta vältytään tuplatapahtumilta.

Lisätietoja

Talousjohtokunnan puheenjohtaja
Taavi Heikkilä
taavi.heikkila@hyy.fi
050 595 0324

Hallituksen järjestövastaava
Lovisa Hirvonen
lovisa.hirvonen@hyy.fi
050 543 9615

Asiantuntija (järjestöt)
Jaakko Kalske
jaakko.kalske@hyy.fi
050 537 378