Valiokuntatoimijalle

Jokainen valiokunta saa käyttöönsä kaksi avainta kekustoimistolle. Avaimet annetaan yleensä valiokunnan puheenjohtajalle tai varapuheenjohtajalle. Avaimilla pääsee keskustoimiston yleisiin tiloihin, kokoushuoneisiin sekä  viidennen kerroksen Wilhelmsson-saliin. Avain on aina henkilökohtainen, eikä sitä saa luovuttaa muille edes lainakäyttöön. Jos avain katoaa, tulee siitä heti ilmoittaa Tiinalle palvelutoimistoon. Vuoden lopuksi kaikki avaimet palautetaan toimistolle. 

Avaimet muihin varattaviin kokoustiloihin saa palvelutoimistosta. 

Kivi eli keskustoimiston keittiö on valiokuntien käytössä. Se toimii myös hallituslaisten ja henkilökunnan taukotilana, jonka takia tilassa ei tehdä töitä tai pidetä kokouksia. Kivi on monen toimijan käytössä, joten pidetään sen siisteydestä yhdessä huolta! Muistathan siis siivota aina omat jälkesi. Keittiöstä löytyy tarvikkeita kokoustarjoiluita varten, joita ei saa viedä keskustoimistolta muihin tiloihin.

Kokoushuoneet Sparre, Runeberg ja Topelius ovat valiokuntien varattavissa klo 17 jälkeen. Varaaminen onnistuu oman hallitusvastaavan kautta. Keskustoimiston aulatiloja voi myös hyödyntää kokousten yhteydessä. Kokousjatkoja varten tulee kuitenkin aina siirtyä keskustoimistolta muualle.

Valiokunnat voivat säilyttää keskustoimistolla pienen määrän tavaraa. Hallitusvastaava näyttää valiokunnalle tarkoitetun säilytystilan ja ohjeistaa sen käytön.

Sujuvan ja tavoitteellisen toiminnan takaamiseksi kaikki valiokunnat tekevät vuoden alussa toimintasuunnitelman sekä talousarvion. Toimintasuunnitelma on suuntaa antava, eikä sen tarvitse olla yksityiskohtainen ja lukkoon lyöty suunnitelma koko vuodesta. Suunnitelma auttaa pohtimaan, miten toiminta tukee yhteisten tavoitteiden toteuttamista mielekkäällä tavalla.

Hyvä toimintasuunnitelma on realistinen. Se sisältää lyhyen esittelyn valiokunnan tarkoituksesta ja tavoitteista sekä konkreettisia keinoja niiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden kannattaa olla kunnianhimoisia, mutta mahdollisia toteuttaa. Toimintasuunnitelmaa seurataan säännöllisesti, ja siihen kannattaa myös kirjata, miten tavoitteiden toteuttamista voidaan mitata.

Hyvä toimintasuunnitelma on tiivis ja ytimekäs. Parhaimmillaan se toimii valiokunnan toiminnan tukena läpi vuoden. Suositeltu pituus valiokunnan toimintasuunnitelmalle on 1–4 sivua. Vältä sanomuotoja “pyritään tekemään”, sillä teksti kertoo toiminnasta, jota vuoden aikana todella halutaan tehdä!

Valiokunnan toimintasuunnitelmaa kannattaa tehdä yhdessä oman hallitusvastaavan kanssa. Valmis toimintasuunitelma palautetaan vapaaehtoisista vastaavalle hallituksen jäsenelle. Hän kokoaa kaikkien valiokuntien suunnitelmat ja talousarviot yhteen ja vie ne hallitukselle hyväksyttäväksi.

Vuoden lopuksi kaikki valiokunnat kirjoittavat toimintakertomuksen, jossa kerrotaan lyhyesti koko vuoden toiminnasta. Myös toimintasuunnitelman kannattaa olla tiivis katsaus kuluneeseen vuoteen, joka mahtuu 1–4 sivulle. Toimintakertomus vastaa toimintasuunnitelmaan: mitä asioita toteutettiin suunnitelman mukaisesti, mitä ei tehty ollenkaan tai mitä uusia projekteja vuoden aikana päätettiin toteuttaa? Teksti kannattaa laatia niin, että se on helposti ymmärrettävää myös niille, jotka eivät ole lukeneet toimintasuunnitelmaa. Toimintakertomus on hyvä paikka arvioida vuoden toimintaa sekä tuoda esiin onnistumisia ja kehityskohteita. On myös hyvä avata syitä, miksi jotkut asiat ovat jääneet tekemättä.

Toimintakertomus on tärkeä dokumentti tulevien vuosien toimijoille. Sen avulla voidaan palata taaksepäin ja vaalia hyviä käytänteitä sekä välttää jo kertaalleen tehtyjä virheitä. Toimintakertomus toimii myös ideapankkina seuraaville toimijoille. Dokumentissa kannattaa mainita valiokunnassa toimineiden henkilöiden nimet.

Valmis toimintakertomus palautetaan vapaaehtoisista vastaavalle hallituksen jäsenelle. Hän kokoaa kaikkien valiokuntien toimintakertomukset ja arkistoi ne.

Arkistoimme kaikki tärkeimmät dokumentit paperisina. Kannattaa keskustella valiokunnan hallitusvastaavan kanssa, mitä kaikkea haluatte vuoden toiminnasta arkistoida. Sen lisäksi on tärkeää, että seuraavien toimijoiden käyttöön jää sähköisesti arkistoituja tiedostoja, kuten kokousten pöytäkirjoja, projektisuunnitelmia tai tapahtumiin liittyviä suunnitelmia. Ne ovat korvaamaton apu tuleville toimijoille toimintaa suunnitellessa.

Sähköisenä arkistona kannattaa käyttää valiokuntien omaa Drive-kansiota. Siihen löytyy linkki valiokuntapuheenjohtajien Facebook-ryhmästä. Näin kaikki dokumentit säilyvät vuosien varrella samassa paikassa ja ovat helposti löydettävissä.

Vuoden alussa valiokunnat luovat toimintasuunnitelman ohessa talousarvion koko vuodelle. Talousarvioon eritellään esimerkiksi tapahtumiin, projekteihin, valiokunnan omiin kiitosiltoihin ja kokouksiin menevät kulut mahdollisimman realistisen arvion mukaisesti. Apuna kannattaa käyttää edellisten vuosien talousarvioita ja toteumia, joista näkee aiempien arvioiden onnistumisen. 

Talousarvio palautetaan vapaaehtoisista vastaavalle hallituksen jäsenelle toimintasuunnitelman ohessa. Hallituslainen vastaa dokumenttien viemisestä koko hallitukselle hyväksyttäväksi.

Valiokunnat seuraavat talouttaan läpi vuoden, ja talousarvion ylittäviin tai muuten erillisiin projekteihin voi hakea rahaa erikseen. Jos rahan hakemiseen tulee tarvetta, voi olla yhteydessä omaan hallitusvastaavan tai vapaaehtoisista vastaavaan hallituksen jäseneen. He vievät hakemuksen hallituksen käsiteltäväksi.

Vuoden lopussa kukin valiokunta tekee vähintään budjetin tarkkuutta vastaavan toteuman. Toteumaan eritellään, mihin rahaa on kulunut vuoden aikana. Hyvin tehty toteuma auttaa seuraavan vuoden toimijoita tekemään mahdollisimman hyvän ja realistisen talousarvion.

Talousarvion ylittäviin ja erillisiin projekteihin voi hakea rahaa hallitukselta. Tukea voi hakea läpi vuoden hakemuksella, joka lähetetään omalle hallitusvastaavalle. 

Hakemuksen tulee sisältää projektista olennaiset tiedot:

• Projektin tavoite ja kuvaus sisällöstä
• Haettavan rahan määrä
• Talousarvio

Helpointa on maksaa valiokunnan ostokset palvelutoimistosta lainattavilla yrityskorteilla. Kortteja saa lainattua toimiston aukioloaikoina. Ne palautetaan heti käytön jälkeen kuitin kera takaisin palvelutoimistoon, jotta myös muut valiokunnat ja toimiston väki saa ne käyttöönsä. Yrityskorttia käyttämällä riittää, että kuittiin kirjoittaa ostoksen tarkoituksen. Silloin ei tarvitse käyttää erillistä lomaketta.

Jos valiokunnan kuluja maksaa omasta pussista, tulee kuitin ohessa palauttaa palvelutoimistoon erillinen käteiskuittiyhteenveto. Lomakkeen ja ohjeen sen täyttämiseen löydät valiokuntien omasta kansiosta drivestä.