Järjestöille

Alina-salin varauskierrokset syksylle 2019

25.02.2019

Varauskierrokset Alina-salin syksyn vuoroille alkavat pian. Varsinaisia varauskierroksia on keväällä kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2019. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella, jotka julkaistaan myöhemmin tällä sivulla. 

Kunkin varaavan järjestön tulee käydä Alina-salin käyttökoulutus kuluvan vuoden aikana. Koulutus tulee olla käytynä ennen järjestön varausta. Alina-salin koulutuksia järjestetään jälleen alkusyksystä ja niistä tiedotetaan myöhemmin. Mikäli järjestö ei osallistu koulutuksiin, varaus raukeaa.

Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot löytyvät https://bit.ly/2IwIAKL. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi


Ennakkovarauskierros 

Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja tietyn päivämäärän tapahtumat. Ennakkovarausten jakokriteetit päätetään valiokunnan kokouksessa 5.3. ja niistä ilmoitetaan varauslomakkeen yhteydessä.

Mikäli järjestölle myönnetään Alina-salin vuoro ennakkokierroksella, se EI voi hakea vuoroa 1. varsinaisella varauskierroksella, vaan voi saada toisen käyttövuoronsa vasta 2. varsinaisella kierroksella. 

Varsinaiset varauskierrokset 

Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty ennakkovarauksella vuoroa. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista osoitteesta http://tilavaraus.hyy.fi

Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.

Päätökset varauksista tekee HYYn Järjestövaliokunta yhdessä hallituksen järjestövastaavan ja järjestöasiantuntijan kanssa ylioppilaskunnan jäsenille avoimessa jakotilaisuudessa kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varauksie jaettaessa, mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä. 

Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Jos haetuissa päivämäärissä esiintyy päällekkäisyyksiä, pyritään kaikille järjestöille tarjoamaan jokin niiden toivomista päivämääristä. Mikäli tämä ei ole mahdollista, ratkaistaan monen toivoman vuoron saaja arpomalla. Järjestöjen olisi hyvä miettiä myös vaihtoehtoisia ajankohtia siltä varalta, että alkuperäiset varaustoiveet menevät päällekkäin toisten järjestön varaustoiveiden kanssa.


Ennakkovarauskierros 

Varausaika: 11.3. klo 12:00 - 17.3. klo 23:59

Varaustoiveiden käsitelly: maanantai 18.3. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius

Ennakkovarauskierros on päättynyt.

I kierros 

Varausaika: 19.3. kello 12:00 – 24.3. kello 23:59 

Varaustoiveiden käsittely: maanantai 25.3. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius 

1. kierros on päättynyt.

II kierros 

Varausaika 26.3. kello 12:00 - 31.3. kello 23:59. 

Varaustoiveiden käsittely: maanantai 1.4. klo 16:00-20:00, kokoushuone Topelius

Varaukset tehdään oheisen lomakkeen kautta:
https://www.lyyti.in/alina_toinen_syksy2019

Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse. Varaukset kierrosten jälkeen Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 2.4. alkaen HYYn palvelutoimistosta. Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen HYYn varauskalenterista osoitteessa http://tilavaraus.hyy.fi

Mikäli Alina-salin varauskierroksista on kysyttävää, voitte olla yhteydessä Järjestövaliokunnan puheenjohtajistoon: jarjestovaliokunta(at)hyy.fi tai puheenjohtajaan Lovisa Hirvoseen, lovisa.hirvonen(at)helsinki.fi, 0503652544