Alina-salin varauskierrokset alkavat pian!
UUTINEN
Piirissämme toimivat järjestöt voivat varata Alina-salin käyttöönsä kaksi kertaa vuodessa järjestettävien varauskierrosten aikana. Syksyn varauskierrokset alkavat pian!
Varsinaisia varauskierroksia on kaksi kappaletta ja lisäksi järjestetään ennakkovarauskierros. Näillä kierroksilla järjestö voi saada yhteensä kaksi (2) Alina-vuoroa syksylle 2023. Varaukset tehdään kunkin varauskierroksen omalla sähköisellä lomakkeella.
Kunkin varaavan järjestön tulee perehtyä Alina-salin ohjeisiin ja turvallisuusperiaatteisiin ennen kuin varattu vuoro käytetään. Alina-salin käyttöä koskevat HYYn juhlatilojen käyttösopimuksen ehdot ja Alinan käyttäjän ohjeet, jotka löytyvät täältä.
Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Ennakkovaraus
Ennakkovarauskierroksella järjestöillä on mahdollisuus hakea varausta ennakkoon ennen varsinaisten varauskierrosten alkamista mikäli järjestöllä on hyvin perusteltu syy hakea jotain tiettyä päivää. Ennakkovarauskierroksen piiriin kuuluvat siis esimerkiksi vuosijuhlat, vuosijuhlien jatkot ja merkittävät tietyllä päivämäärällä järjestettävät tapahtumat. Ennakkovarauskierros on päättynyt 30.4.2023.
Varsinaiset varauskierrokset
Varaukset tehdään kahdessa kierroksessa, joissa molemmissa voi hakea yhtä vuoroa Alinaan, mikäli järjestölle ei myönnetty vuoroa ennakkovarauksella. Järjestöjen tulee tarkistaa kulloinkin vapaana olevat vuorot ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Mikäli järjestö hakee jo varattuja päiviä, voi se vaikuttaa negatiivisesti vuoron saamiseen. Järjestö saa vain yhden (1) vuoron kullakin kierroksella, mutta lomakkeessa ilmoitettavia päivämäärävaihtoehtoja on hyvä olla useampia.
Päätökset varauksista tekee HYYn järjestösektori kunkin varauskierroksen jälkeen. Varaustoiveen yhteyshenkilön tulee olla tavoitettavissa varaustoiveiden käsittelyn aikana mikäli jakoprosessissa ilmenee tarve olla järjestöön yhteydessä.
Puutteellisia tai myöhästyneitä hakemuksia ei käsitellä. Järjestöille pyritään antamaan jokin toivomistaan päivämääristä. Varaustoiveiden päällekkäisyystilanteet ratkaistaan arpomalla.
Varaukset päivitetään sähköiseen kalenteriin kunkin kierroksen jälkeen ja varausta hakeneille järjestöille laitetaan viestiä päätöksistä sähköpostitse.
I kierros
Varausaika: 8.5. klo 12.00 – 14.5. klo 23.59
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 15.5.
II kierros
Varausaika 16.5. klo 12.00 – 21.5. klo 23.59.
Varaustoiveiden käsittely: maanantai 22.5.
Varaukset kierrosten jälkeen
Jäljelle jääneitä vapaita vuoroja voi tiedustella 23.5. alkaen HYYn palvelutoimistosta osoitteesta toimisto@hyy.fi.
Vapaat vuorot näkyvät varauskierrosten jälkeen ylioppilaskunnan sähköisestä kalenterista.
Kysyttävää?
Ota yhteyttä HYYn hallituksen järjestövastaavaan tai järjestöasiantuntijaamme.
Alexander Pietilä
HYYn hallituksen järjestövastaava
alexander.pietila@hyy.fi
050 543 846
Janne Salokoski
asiantuntija (järjestöt)
janne.salokoski@hyy.fi
050 537 3798
